Всички финансови транзакции за всяка организация в крайна сметка се осчетоводяват в главната книга по един или друг начин. Когато се използва компютърна програма за счетоводство, повечето финансови данни се публикуват в под-регистър - като платими сметки или вземания, които автоматично се публикуват в главната книга. Въпреки това, някои записи трябва да бъдат публикувани директно в главната книга. Транзакциите, които често се осчетоводяват директно в главната книга, са капиталови разходи, начисления на лихви, натрупване на амортизация, корекции, които ще се сторнират през следващия отчетен период, и други корекции в сметката, които не могат да бъдат направени чрез под-регистър. Когато публикувате в главната книга, трябва да се вземат допълнителни мерки, за да бъдат точни, тъй като коригирането на грешки с множество записи в главната книга прави за разхвърляни счетоводни записи. Освен това, публикуването в главната книга не е сложно.
Съберете всички документи, свързани с вписванията, които трябва да публикувате в главната книга. Те могат да включват договори за покупка, договори за лизинг или заем, графици за амортизация и графици за амортизация.
Подгответе електронна таблица на компютъра или на хартия, като опишете всеки запис от главната книга, който трябва да бъде осчетоводен. Включете пълно описание на вписването на главната книга, точната сметка за дебитиране и сумата, а след това съответната сметка, която да бъде кредитирана и сумата. Дръжте дебитните си суми в колона вляво и кредитирайте в колона вдясно.
Общо дебитите и кредитите за всички записи на главната ви книга и се уверете, че сумите по дебит и кредит са същите. Ако сте подготвили електронната си таблица на компютъра си, отпечатайте го за справка, докато въвеждате данните в модула на главната книга.
Достъп до модула на главната книга във вашата счетоводна програма на вашия компютър. Уверете се, че датата на главната ви книга е настроена на периода, в който искате да публикувате записите си. Това е важно, защото вписванията често се публикуват в главната книга след края на периода. Например, докато текущият месец може действително да е февруари, може да публикувате записи на главната книга за януари, така че в този случай се уверете, че датата на главната книга е определена на януари.
Въведете записите в главната книга в модула на главната книга според ръководството за употреба на вашия счетоводен софтуер.
Отпечатайте отчет за непубликуваните записи на главната книга. Проверете кореспонденцията между записите в главната книга, проверете срещу електронната си таблица (и добавете машинни ленти, ако е необходимо), които вече сте подготвили. Направете необходимите корекции в записите в главната книга. Все още не публикувайте в главната книга.
Направете резервно копие от компютъра на данните от главната книга. Обозначете ясно архива на данните в главната книга и го съхранявайте на сигурно място.
Публикувайте вашите записи в главната книга съгласно ръководството за употреба на вашия счетоводен софтуер. Отпечатайте пълен запис на записите, които сте публикували в главната си книга. Съхранявайте ги в съответните файлове или книги от книгата като част от вашите постоянни счетоводни записи.
Съвети
-
Винаги старателно документирайте всички записи, които публикувате в главната книга, тъй като никога не можете да сте сигурни, че ще можете да обясните по-късно основните си записи. Съхранявайте документацията си надеждно като част от вашите постоянни счетоводни записи. Ако не използвате компютър, а вместо това правите само счетоводното си отчитане, ръчно запишете или осчетоводите записите в главната книга точно в книгите си в общоприет формат на отчитане, като уверите, че актуализирате салдата на всички засегнати сметки. Винаги старателно документирайте записите в главната книга и съхранявайте счетоводните си записи на много сигурно място.
