Поддържането на подходяща документация, за да помогне на бизнеса ви да работи гладко, може да ви помогне да избегнете одит на приходите в края на годината. Ако обаче се сблъскате с одит на приходите, правилно подадените документи могат да направят процеса по-лесен. Поддържането на всичките ви разписки за покупки, разходи, дарения и извлечения от банкови сметки заедно с всички подадени данъчни разширения може да ви помогне в процеса на одит.
Брутни приходи
Брутните приходи са получени от продажбата на вашите стоки или услуги. Те включват касови касети, банкови касови бележки, касови бележки, фактури, касови бележки за получаване на кредитни карти и всякакви 1099-MISC, които сте платили на външни изпълнители. Поддържането на тези документи е необходимо, за да ви помогне да подадете данъците си по-късно, за да покажете приходите за бизнеса си. Приемливи алтернативи за Службата за вътрешни приходи (IRS) по време на одит, ако нямате разписка, като отменен чек, е извлечение от финансова институция с номер на чека, сума за проверка, името на получателя и датата, на която е осчетоводена сумата от финансовата институция. Ако плащането е извършено чрез електронен превод на средства (EBT), в извлечението трябва да се посочи името на бенефициента, сумата и датата, на която сумата е била прехвърлена от вашата финансова институция. За кредитни карти в извлечението трябва да се посочва начислената сума, името на бенефициента и датата, на която е извършена транзакцията.
Покупки и разходи
Всяка бизнес покупка трябва да бъде придружена от разписка под формата на фишове с кредитни карти, платени фактури, анулирани чекове и касови касови бележки. Един разход е покупка, която вашият бизнес прави, че не се препродават като стока или услуга, като офис мебели или компютри. Запазете всички тези квитанции на място, където можете веднага да ги получите.
Извлечения по банкова сметка
Извлеченията от банковите сметки за фискалната данъчна година трябва да се подават с вашите брутни приходи, покупки и разходи. Изявленията подкрепят това, което бизнесът изплаща и взема за данъчната година. Данъчна данъчна година е 12 последователни месеца, които приключват в последния ден на всеки месец, различен от декември.
Връщане на данъци върху заплатите
Ще се изисква и сумата, която сте изплатили на служителите си като чекове или директни депозити. Данъчната декларация за заплати трябва да включва всички федерални и местни данъци, както и счетоводното отчитане на всички отчисления за пенсионна сметка. Данъците върху заплатите на служителите трябва да се съхраняват най-малко четири години, което е необходимата продължителност от IRS.
Водене на отчетност
Поддържането на архив, предложено от IRS, включва водене на бизнес чекова книжка, дневно и месечно обобщение на вашите касови бележки, дневник или дневник на всички плащания на чекове, всякакви компенсации на служителите и работен лист за амортизация. Друг съвет на IRS е да запазите вашата бизнес чекова книжка отделно от вашата лична чекова книжка. Това се прави, за да се запазят личните разходи отделно от бизнес разходите. Съхранявайте всички записи за вашия бизнес най-малко минималната сума, изисквана от данъчните служби и всичките ви по-рано подадени данъчни декларации.
Служители
Поддържане на регистър на всичките си служители, както минали, така и настоящи, с техните номера за социално осигуряване, информация за контакт и техните I-9 и W-4 форми е изискване от IRS. Формулярът I-9 потвърждава, че служителят е законно способен да работи в Съединените щати. Формулярът W-4 се попълва за сертификата за удръжката на служителя, който ви позволява да прецените колко да се удържа от заплатата на служителя от таблицата във формуляра.
