Като работодател, трябва да сте запознати с държавните и федералните закони, които определят вида информация, която трябва да се поддържа в досиетата на персонала. Някои от необходимите документи за персонала включват лична информация за контакт със служителя, работен статус, информация за работната заплата и информация за изпълнението.
Информация за заетостта
Информацията за заетостта в досието на персонала обикновено идва под формата на заявление за работа или нова документация за наемане. Досието може също така да включва копие от писмото за предложението за заетост, изпратено до служителя, и подписана разписка от служителя, потвърждаващ, че е получил копие от наръчника на служителите на компанията. Докато личните досиета на служителите трябва да включват дата на раждане с цел обезщетения, незаконно е тази информация да се използва за определяне дали да се наеме или не.
Статус на работа
Работният статус е правната документация, която доказва, че служителят може да работи в САЩ. Като доказателство за статуса на работа, персоналното досие на служителя трябва да включва копие от социалната карта на служителя. Ако работникът или служителят не е гражданин на Съединените щати, трябва да се включи попълнен формуляр I-9 (еквивалент на гражданин извън САЩ, формуляр W-4), копие от паспорта на служителя и копие от работната виза на служителя. в досието на служителя.
ведомост
Друг основен компонент от досието за персонала се отнася до работната заплата. Работодателят трябва да поддържа актуална федерална данъчна форма W-4. Заедно с формуляра W-4, персоналното досие може да съдържа и разписания за периодите на заплащане, в които работникът работи. Ако служителят има пари, законно ограбени от заплатата си, съдебната заповед или копие от уговорката трябва също да бъдат в досието на персонала.
Информация за ефективността
Оценките на изпълнението са друга неразделна част от досието на служителите. Те могат да включват копия на професионалните цели на служителя и оценка на изпълнението, написани от ръководителя или ръководителя на служителя. Ако е уместно, в досието на персонала се съдържат и забележки или предупреждения, които служителят получава по време на престоя си в компанията.
Държавна данъчна информация
Ако държавата, в която оперирате, има държавни данъци, тогава трябва да поддържате W-4 формуляр за данъци, удържани при източника. Подобно на федералната данъчна форма W-4, държавният формуляр трябва да се поддържа актуален и да се поддържа в досието на служителите като резервен запис за правилните удръжки от заплатата на служителя и в случай на одит от IRS или държавна данъчна агенция.
