Главна книга е официалната книга на компанията, в която се водят всички финансови сметки. Тези транзакции се извършват през определен отчетен период и се използват при изготвянето на финансовите отчети на дружеството.
Входни файлове и документи
Изходните документи за главните книги могат да бъдат хартиени документи или електронни файлове. Те се използват при изготвянето на главната книга и включват разплащателни сметки, фактури, времеви карти и други подобни документи. Независимо от формата, записите са от решаващо значение за изготвянето на главната книга и трябва да бъдат поддържани. Одиторите ще проучат двата вида документи, за да се уверят, че главната книга е точна. Документите за активите, пасивите, приходите и разходите са включени в главната книга.
Документи и файлове с активи
Един актив е нещо ценно. То може да бъде или материално, като растение или инвентар, или нематериално, като добра репутация. Текущи активи, като например материални запаси, парични средства и вземания, са важни за ежедневното функциониране на дружеството. Отчетите за продажба, банкови сметки и вземания са документи, необходими за главната книга.
Документи и файлове за отговорност
Пасивите са финансовите задължения на дружеството, които са нейните дългове. Краткосрочните задължения се дължат в рамките на текущата финансова година. Те включват позиции като заплати, задължения и сметки. Дългосрочното задължение е пасив, който се дължи за повече от една година. Ако една компания закупи сграда, която ще плати за 15 години, само текущото плащане е текущо задължение. Балансът е дългосрочна отговорност.
Приходни документи и файлове
Приходните документи представляват приходите на компанията. Друг срок за приходи е доходът. Ако източникът на приходи е или от извършване на услуга, или от предоставяне на стока, тя е включена в главната книга. Този източник на приходи се счита за оперативен приход. Ако източникът на доход не е основната дейност на компанията, като например получаването на лихва по банкова сметка, тя се счита за неоперативен приход. Какъвто и да е източникът, приходите могат да бъдат или парични, или начислени.
Документи и файлове за разходи
Разходите са разходите за правене на бизнес. Разходите се сравняват с приходите на компанията. Ако разходите са свързани с основното предприятие на предприятието, това е оперативен разход. Ако не е свързана с основната дейност, това е неоперативен разход. Както при приходите, разходът може да бъде или паричен разход, или натрупване.
