Светът на бизнеса е пълен с дълги, скучни, блуждаещи срещи. Ако срещата ви е съсредоточена и по същество, всеки, който присъства, ще го оцени. Дали това е седмична среща на служителите или конференция в индустрията, планирането и подготовката могат да направят разликата между продуктивна сесия или досадно няколко часа.
Имате цел
Срещата ще се движи по-бързо и ще бъде по-фокусирана, ако имате причина да я задържите. Дори ако това е редовна седмична среща, ще бъде по-продуктивна, ако имате конкретна цел. Съставете дневен ред, засягащ темите, които искате да покриете. Придържайте се към дневния ред: Ако някой повдигне някаква несвързана тема, кажете им да говорят за това с вас след края на срещата.
Покани избирателно
Не канете хора, които не трябва да са там. Ако всичко, от което се нуждаете от някой, е актуализация на последния й проект, можете да го получите в имейл. Поддържането на разумен размер на срещата поддържа нещата по-подредени и фокусирани. Той също така освобождава повече хора за продуктивна работа.
Подгответе участниците си
Изпратете своя дневен ред преди срещата, така че всеки да знае какво да очаква. Ако се обадите на срещата, за да се справите с неотдавнашно развитие - промяна в закона, забавяне на проекта - включете фоновата информация в дневния ред. По този начин всички ще бъдат в крак и ще имате повече време на срещата, за да се обърнете към развитието.
Намерете правилното пространство
Намерете стая, която е достатъчно голяма, за да могат всички, които посещават, да се настанят удобно. Притискането на хора в или лов на столове е разсейващо, неудобно и ви кара да изглеждате неподготвени. Потвърдете, че в стаята има оборудване, от което се нуждаете, и че е в работно състояние. Това е особено важно, ако срещата включва презентация на слайдшоу или ако някой ще присъства по телефона или видеоконференцията.
Управлявайте срещата
Дневниците не са магия. Много срещи започват с цел, след това участниците се отклоняват по тангентите. Ако сте домакин, от вас зависи да върнете кораба обратно на курса. Ако вашите гости включват клиенти или висше ръководство, ще трябва да направите това с деликатно докосване, но трябва да го направите. Край на срещата в планираното време.
Помогнете на хората да се отпуснат
Вие не искате да провеждате толкова тесни срещи, всеки се чувства като в лагера за обувки. Организирайте доставка на закуски и безалкохолни напитки. Позволете малко време в началото за малки разговори, тъй като хората естествено се радват на догонване. Просто не го оставяйте да се движи до точката, в която забавя работата.
