Много организации с нестопанска цел и образователни организации се нуждаят от благотворителна подкрепа за поддържане на операциите. Банкетът за набиране на средства е един от най-добрите начини за набиране на средства за програми за изкуства, училища, болници, групи за застъпничество и други. Тези събития могат да изглеждат сложни за планиране и организиране. Започнете с добър контролен списък, създайте календар и помолете доброволците да помогнат. Започнете месеци преди датата на банкета и запишете мястото си, кетъринг, талант и забавления рано.
Планирайте събитието и закупете книга за планиране или notebook (http://society6.com/notebooks?utm_source=SFGHG&utm_medium=referral&utm_campaign=2389) строго за събитието. Поддържайте папка за записи, контакти, визитки, разписки, списъци с доброволци, резервации, менюта и всички подробности, които ще възникнат преди, по време и след събитието. Вземете помощник възможно най-рано, като координатор на доброволци, и започнете да делегирате задачи.
Бюджет на събитието. Веднъж щом знаете максималния брой глави на мястото, фигурата струва да се разпредели на човек за храна, напитки, торбички за подаръци и други артикули от списъка. Фигура Разходи за всяко вписване в списъка за проверка, като оборудване, разходи за персонал, наеми, такси за услуги, парични награди и т.н. Цените на билетите и набраните средства ще покрият тези разходи, но първоначалните разходи ще включват редица депозити и авансови разходи.
Намерете и осигурете съоръжение за провеждане на банкета. Това може да бъде голям хотел, голям ресторант, който посреща частни партита, легло и закуска или историческо имение. Трябва да знаете максималния капацитет, така че да не надвишавате поканите за гости, или да продавате повече билети, отколкото ще ви позволи. Повечето качествени заведения ще имат персонал, който да помогне за планирането, както и за кетъринг и други услуги в къщата.
Резервирайте своя майстор на церемониите (MC). Проверете с местните агенции за таланти. Ако искате да резервирате "име" или знаменитост, ще трябва да започнете далеч преди очакваната дата, тъй като някои имат много натоварени графици. Свържете се с агенти и мениджъри за развлечения и резервирайте всички таланти.
Поръчайте покани, билети, програми и всякакви други печатни материали, като например брошури на организацията, за която се набират средства. Ако ще проведете търг, започнете да дарявате предмети. Екип от доброволци може да се справи с тази отговорност. Тихите търгове няма да се нуждаят от търг, но ще има търг. Решете дали вашият MC ще го направи, или ако имате нужда от отделен специалист. Изпращайте покани до списъка с донори на организацията. Не забравяйте да отбележите, че събитието е полуформално. Посочете нищо, по-специално гостите трябва да знаят извън датата, часа, мястото и специалните гости или забавленията. Не забравяйте да популяризирате търга си.
Рекламирайте събитието чрез бюлетини, онлайн реклама, местни вестници и радиостанции, които носят социални реклами (Public Service Announcements) за нестопански организации. Местните телевизионни станции също могат да имат календар на събитията, а местните новинарски програми могат да направят кратко интервю или да се включат за събитието, така че всички подробности са готови.
Говорете с главния готвач на мястото, или се подгответе за кетъринг. Вземете решение дали да се насладите на бюфет или пълно обслужване. Кажете му бюджета и очаквания брой глави. Това може да се финализира колкото по-близо сте, но винаги е по-добре да се подготвите за повече хора, отколкото очаквате, отколкото да се справите с действителните нужди.
Поддържайте редовен контакт с доброволци, колеги и всички служители, които работят на събитието. Задайте специален асистент на всяка знаменитост или развлекателна група, за да помогнете с всичко по време на събитието. Запознайте се с всички доброволци преди време, за да сте сигурни, че знаят как да се обличат, какво да правят, къде да бъдат и др.
Пристигайте на мястото на събитието много по-рано през деня, за да украсите и да настроите пространството. Ако оставите да се подготвите, върнете се с достатъчно време, за да срещнете специални гости, знаменитости и забавления и ги насочете към мястото, където ще седят, работят или чакат зад кулисите. Ако имате жива банда, те ще се появят рано, за да създадат и проверят звуковите проверки. Наблюдавайте крайните подробности и се насладете на събитието. След това се уверете, че всичко е почистено и всички служители или ключови служители са платени. Събирайте пликове за дарения и давате на подходящото лице, което представлява организацията.
