Счетоводните операции наскоро претърпяха огромни промени поради нарастването на счетоводните технологии. Счетоводните технологии позволяват на счетоводителите да управляват сметки и да извършват счетоводни операции, като използват компютърни софтуерни приложения. Тези софтуерни приложения са известни като счетоводен софтуер или софтуер за финансово управление, които са полезни за проследяване на транзакции, категоризиране на приходите и разходите, изчисляване на данъци, улесняване на плащанията на сметки, създаване на финансови отчети и анализ на инвестициите.
Видове счетоводен софтуер
Налице са два вида счетоводен софтуер, а именно системи за еднократно въвеждане и системи за двойно въвеждане. Системи за еднократно въвеждане или лични финансови мениджъри са най-простите счетоводни програми, предназначени за автоматизиране на задачи като водене на записи и писане на чекове. Системите за двойно въвеждане поддържат функции като финансови книги, вземания и задължения. Някои напреднали корпоративни решения притежават многопотребителски възможности и поддържащи функции за заплати, фактури, инвентар, анализи на продажбите, производство и маркетинг.
Автоматизация
Автоматизацията на счетоводните процеси е най-важната полза от счетоводния софтуер. С автоматизацията, генерирането на счетоводни документи, като фактури, чекове и извлечения от сметки, става просто. Необходимите финансови отчети могат да бъдат генерирани своевременно. Финансовите данни се осчетоводяват автоматично към съответните финансови книги или сметки, което избягва ръчните грешки и гарантира последователност и почтеност. Служителите могат да автоматизират рутинни и повтарящи се ръчни задачи, използвайки счетоводен софтуер. Възможността за съхранение на данни на счетоводния софтуер позволява бърз обмен на информация и по-добра комуникация между служителите. Усъвършенстваните счетоводни софтуерни приложения обработват сложни въпроси като сделки с чуждестранна валута, управление на веригата за доставки и управление на логистиката.
Повишена ефективност на управлението
Счетоводните софтуерни приложения поддържат работната сила по-фокусирана и ефективна. По-бързата и по-ефективна обработка на финансовите отчети опростява процеса на вземане на управленски решения. Служителите могат да автоматизират тромавите и трудоемки счетоводни процеси и да се съсредоточат върху други важни и стратегически дейности. Усъвършенстваният счетоводен софтуер, с вградения си механизъм, осигурява строги процедури за риск и спазване, за да отговори на регулаторните стандарти. Изчерпателните отчети за ефективността на бизнеса и продажбите помагат на ръководството да взема важни решения относно стратегията за генериране на приходи.
Недостатъци
Всички счетоводни програми изискват въвеждането на данни ръчно. Ако данните не се проверяват за точност и пълнота, докладите, генерирани от счетоводния софтуер, ще доведат до погрешно схващане. Много от счетоводния софтуер трябва да бъдат персонализирани, за да отговарят на бизнес изискванията. Необходимо е мениджмънтът да обучи служителите специално за достъп и използване на счетоводния софтуер, който включва огромни разходи и време. Ако данъчните ставки и правилата се променят, счетоводният софтуер, използван за изчисляване на данъците, трябва да бъде съответно пренаписан, за да се избегнат грешки. Прекъсването на захранването, компютърните вируси и хакерите могат да засегнат компютъризирани системи, ако не са налице подходящи предпазни мерки и мерки за сигурност.
