Ръководителите на проекти използват инструменти за анализиране на прогнози, бюджети, отчети за приходите и други финансови документи. За да се максимизира рентабилността и възвръщаемостта на инвестициите за проекти, ръководителят на проекта изисква познания по основни финансови и счетоводни концепции. Използвайки инструменти като електронни таблици и онлайн калкулатори, ръководителите на проекти анализират финансовата информация на проекта, прилагат счетоводни принципи и управляват отчетите, за да гарантират, че проектът върви гладко.
Анализ на разходите и ползите
Ръководителите на проекти извършват анализ на разходите и ползите, когато трябва да вземат решение по проекта. Обикновено използвайки инструмент за електронни таблици като Microsoft Excel, Google Spreadsheets или Quickbooks, те анализират разходите, свързани с дадена инвестиция, изчислена за период от три години, за генериране на нетна настояща стойност, възвращаемост и други показатели, необходими за вземане на добро финансово решение. Например анализът на разходите и ползите за проекта за развитие на обучение обикновено включва измерване на разходите за създаване на материали за обучение и изваждане на спестяванията, генерирани от персонала, работещ по-ефективно. По-сложните анализи на разходите и ползите включват множество разходи и многобройни ползи.
Прогнозиране
Прогнозите за паричните потоци помагат на мениджърите на проекти да прогнозират дали приходите ще покрият разходите по операциите. Ръководителите на проекти могат да изтеглят шаблон от уебсайт, като например уеб сайта на Microsoft Office Templates, или да разработят свой собствен формат. След това чрез въвеждане на очакваните приходи и разходи за всеки месец и сравняване на стойностите с помощта на формулите, ръководителят на проекта може да подготви изявление, което да показва оптимистични или песимистични сценарии за прогнозиране на паричните потоци. Обикновено прогнозата обхваща една до две години. Прогнозите за паричните потоци предоставят начин на ръководителите на проекти да определят дали дадена дейност е жизнеспособна опция.
Анализ на прекъсване
Ръководителите на проекти изпълняват анализ на равновесието, за да определят нивото на продукцията, при което парите, генерирани от продукта или услугата, произведени от проекта, са равни на разходите за неговото разработване. Например, ръководителите на проекти използват безплатни онлайн инструменти като софтуера Project.net, за да поддържат табло за управление на проекти и да гарантират, че задачите на проектите произвеждат продукция, която помага за управлението на проекти.
Проследяване на бюджета
Ръководителите на проекти използват софтуер за проследяване на бюджета, като софтуера Clarizen, за да определят дали инвестициите в проекта имат смисъл във времето, след сравняване на паричната стойност както днес, така и в бъдеще. Софтуерните инструменти позволяват на ръководителите на проекти да определят почасовите ставки за ресурси, да персонализират тарифите за таксуване и да анализират използването на ресурсите. Тези инструменти и техники помагат за запазване на проекта на път, като осигуряват разходи, като например специализирани консултации, софтуерни лицензи и хардуерни разходи, в рамките на разпределеното финансиране.
