Фирмите финансират проектите, които висшето ръководство смята, че са от решаващо значение за техния успех. Но финансирането на проект сам по себе си не гарантира, че когато даден проект свърши, компанията ще бъде по-добре от преди.
Има много причини, поради които една компания може да се възползва от проект. Един изключителен ръководител на проекта може да постави екипа си в правилната посока. Или, поради изключителна подготовка и опит на работното място, екипът може да приеме всички подходящи практики. Но в повечето случаи използването на инструментите за управление на проекти помага.
Инструментите за управление на проекти като диаграма PERT и структура за разбиване на работата могат да подобрят способностите на екипа, като предоставят насоки, дори ако екипът на проекта притежава всички необходими знания и години практика.
Диаграма на Гант
Диаграмата на Гант е хоризонтална диаграма, която изброява дейностите по проекта, както и началната и крайната дата за всяка дейност, които се показват в календарен формат. Диаграмата на Гант не илюстрира връзката между една дейност и друга, но всяка дейност, посочена в диаграма на Гант, съвпада с дейност в структура на разбивка на работата, която разделя работата по проекта на фази и работни пакети.
Диаграмата на Гант също включва колони за документиране на продължителността и процента на завършване на всяка задача. Броят на работните дни, през които е осъществена активността, очакваният брой дни за завършване на дейността и оставащите дни също са документирани на графиката. Тези цифри илюстрират планирания и действителния напредък в работата.
Pert Chart
Използва се техника за оценка и преглед на програмата или диаграма PERT, за да се планира времето и ресурсите, необходими за завършване на проекта и за контрол на задачите по проекта. Използвайки PERT диаграма, или мрежова диаграма, ръководството на проекта може да определи и планира последователно всяка задача, която членовете на екипа трябва да изпълнят, за да изпълнят целите на проекта и да посочат времето, необходимо за всяка от тях.
Графика PERT илюстрира взаимовръзката между задачите, като идентифицира кои задачи се изпълняват успоредно една на друга и кои трябва да се изпълняват последователно. Цели на проекта - събития, които отбелязват крайния резултат от поредица от дейности - също са очертани.
В допълнение, диаграмата на PERT включва три оценки за всяка дейност по проекта: най-краткото време, необходимо за завършване на дадена дейност, времето, което вероятно ще се изисква за завършване на дадена дейност и най-дългото време, което активността може да изисква.
Анализ на критичния път
Анализът на критичния път е инструмент, използван за проекти, които изискват завършване на взаимозависими дейности. Критичният път включва списък на дейностите по проекта, посочени в структурата на работната разбивка, времето за завършване на всяка дейност и идентифицирането на взаимозависими задачи и крайни точки, включително основните етапи и постижимите елементи.
Времето за завършване на набора от дейности в критичния път се сумира и се равнява на най-голямото време, което проектът може да изисква за завършване. Последователността на дейностите трябва да бъде завършена навреме, за да може проектът да бъде завършен навреме.
Матрица за възлагане на отговорностите
Матрицата за възлагане на отговорности или инструментът за RACI предупреждава заинтересованите страни по проекта за членовете на екипа, на които са възложени конкретни отговорности по проекта и за каква работа са отговорни индивидите.
Тъй като името на инструмента произтича, матрицата на RACI посочва кой е отговорен за завършването на дадена задача, или кой ще изпълнява задача, и лицата, които ще допринесат за завършването на задачата. Матрицата също така определя кой е отговорен за задачите и кой има правомощия за вземане на решения по отношение на задачата. Също така са посочени имената на тези хора, които биха могли да бъдат консултирани по отношение на задачата и хората, които трябва да бъдат информирани за напредъка, който екипът прави при изпълнението на задачата.
Структура на разбивка на работата
Структурата на работната разбивка (WBS) е проектен модел или графика, която разделя проектната работа на задачи. WBS на проекта илюстрира взаимовръзката между задачите и между задачите и крайния продукт на проекта.
РБС включва под-проекти и посочва отговорностите на проекта, необходимите ресурси и времеви изисквания за изпълнение на всяка задача.
