Цикълът на изплащане на пари в брой представлява част от процеса на счетоводна отчетност. Някои бизнес счетоводни ресурси смятат този цикъл за процес сам по себе си, докато други го оценяват като част от по-голям счетоводен процес. Разбирането на цикъла на изплащане на парични средства включва проучване на неговата цел, стъпките на процеса и различните служители, участващи в този процес. Главният финансов директор (CFO) помага да се определят процедурите за изплащане на парични средства в корпорациите.
Изплащане на пари в брой
Цикълът на изплащане на пари в брой е процесът, чрез който даден бизнес купува стоки, от части за производствен процес до стоки за търговска продажба, с парични средства. Този процес зависи до голяма степен от решенията и одобрението на счетоводния отдел на компанията. В голям или бюрократичен бизнес цикълът на изплащане на парични средства включва няколко отдела, различни от счетоводството, включително закупуването, получаването и производството. Изплащането на пари в брой може да включва не само физически парични средства, но и всички парични средства, като чекове и кредитни линии.
Стъпки в цикъла
Началната точка на цикъла на изплащане на пари в брой зависи от счетоводния план на конкретен бизнес. Линейно обяснен, цикълът основно работи по следния начин: Дружеството решава да закупи елемент или група от артикули. Отделът по снабдяване публикува поръчка за покупка, която счетоводният отдел одобрява въз основа на наличните парични средства. Получаващата служба получава поръчката от доставчика на кредит. Счетоводният отдел създава всички необходими документи за покупката и плаща на доставчика. Плащането на доставчика представлява действителното плащане в брой.
Цикъл на разходите
Авторът Джеймс А. Хол твърди в книгата си “Счетоводни информационни системи”, че цикълът на изплащане на пари в брой представлява част от по-голям процес, наречен цикъл на разходите. Според Hall, цикълът на изплащане на пари в брой и системата за покупки / сметки трябва да представляват двата елемента на първата част от цикъла на разходите. В този цикъл системата за покупки / сметки дължи определянето на материалните нужди на бизнеса и закупува материали въз основа на тези нужди. Тази система записва всички входящи покупки като материални запаси и създава сметки за всеки доставчик. По време на цикъла на изплащане на паричните средства счетоводният отдел събира информация за всички открити сметки и изплаща тези сметки чрез изплащане на пари в брой. Този цикъл е повече или по-малко идентичен със стандартния цикъл на изплащане на пари в брой, но го разбива на подцикли.
Повече за изплащането на пари в брой
Изплащането на пари в брой в малките предприятия работи много по различен начин. Например, един самостоятелно притежаван магазин може да наеме един човек, който извършва всички покупки, обработва всички получаващи и балансира всички сметки чрез изплащане на пари в брой. Този индивид също обработва дребни пари за покупки.
В някои случаи системата за изплащане на пари в брой може да няма нищо общо с закупуването на материали от даден бизнес. Калифорния например нарича системата, чрез която изплаща печалбите от държавната лотария, в цикъл на изплащане на пари в брой. Технически, всеки цикъл, с който предприятието изплаща пари като парични средства или чекове, представлява цикъл на изплащане на пари в брой.
