Паричните средства са най-ликвидният актив на компанията. Това е от съществено значение за плащане на сметките и използване на финансовите възможности. Дружествата получават парични средства от различни източници, включително плащания от клиенти, дивиденти за инвестиции и продажби на оборудване и консумативи, както и много други източници. Касовите сметки на повечето компании изпитват многобройни сделки през целия отчетен период. Те записват подробна информация относно тези транзакции в касовия регистър.
Дъщерна книга
Компаниите използват както обща, така и допълнителна счетоводна книга за проследяване на финансовите транзакции на компанията. Главната книга съдържа информация за профила за всеки акаунт, който използва фирмата. Допълнителните счетоводни книги предоставят подробна информация за конкретни сметки. Касова книга представлява един вид помощна книга. Касова книга записва подробна информация за отделни парични сметки. Тези сметки могат да бъдат разделени на базата на индивидуални банкови сметки или на базата на отделни местоположения.
За конкретния профил
Някои компании поддържат няколко банкови сметки. Всяка банкова сметка може да се използва за контрол на специфични функции в компанията. Много компании, например, използват една банкова сметка строго за изплащане на заплати, като издават всички елементи от ведомостта си и периодично депозират достатъчно средства, за да покрият всички издадени позиции. Касова книга поддържа отделен списък на транзакциите и текущо салдо за всяка отделна банкова сметка. Когато фирмата издава плащане от - или прави депозит - по определена сметка, тя записва това плащане в съответната сметка в касовия регистър.
Местоположение-Specific
Някои компании поддържат отделни парични сметки за отделни местоположения на компании. Всяка парична сметка се използва за контрол на конкретни касови операции, приложими за определено място. Касовата книга поддържа отделен списък на транзакциите и текущо салдо за всяко местоположение. Когато дадено място издава плащане или записва депозит, транзакцията се записва в съответната сметка.
Паричен баланс
Сумата от всички салда по сметките на касовите наличности трябва да се равнява на общия касов баланс, записан в главната книга на дружеството. В края на месеца, компанията преглежда всяка сметка в касовата книга и съпоставя салдото от сметката с резервната документация, която включва неща като банкови извлечения, депозитни фишове и отменени чекове. След като съгласува всяка сметка в касовата книга, компанията изчислява салдото на всички парични сметки и сравнява тази сума с основния баланс на паричната сметка. Всички несъответствия трябва да бъдат проучени.
