Счетоводителите често използват работни листове като предварителна стъпка към изготвянето на финансовите отчети и консолидирането на голяма част от информацията. Работният лист е инструмент за създаване на пробен баланс и коригиран пробен баланс. Той използва всички сметки, съдържащи се в счетоводната документация на компанията, записва коригиращи записи и изчислява окончателните числа за вписване във финансовите отчети. Създаването на работен лист е незадължителна стъпка и най-често се използва в ръчни счетоводни системи. Работен лист може да се използва като инструмент за анализ в компютъризирана или ръчна счетоводна система.
Елементи, от които се нуждаете
-
План на сметките
-
Салда по текущи сметки
-
Регулиране на информация за дневника
-
10-колонна хартия
Подготовка на работния лист
Форматирайте работния лист. Започвайки от първия ред близо до горния десен ъгъл на страницата, избройте всеки от сметките от пълната сметка на компанията. Следващата колона се счита за първата колона на работния лист. Отбележете първата и втората колона "Пробен баланс". Отбележете третата и четвъртата колона "Корекции". Отбележете петата и шестата колона "Коригиран пробен баланс". Отбележете седмата и осмата колона "Отчет за доходите". Отбележете деветата и десетата колони "Баланс".
Подгответе колоните Trial Balance. Напишете текущия баланс на всяка сметка в колоните, обозначени като Пробно салдо. Ако сметката има дебитно салдо, запишете салдото в лявата колона. Ако сметката има кредитно салдо, напишете баланса в дясната колона. Добавете общия брой дебити и кредити в долната част. Те трябва да са равни. Добавете общия брой дебити и кредити в долната част. Те също трябва да бъдат равни.
Подгответе колоните за корекции. Напишете корекционните суми по транзакциите за въвеждане под колоните, озаглавени „Корекции“. Ако сумата на транзакцията е дебитна, напишете сумата в лявата колона. Ако сумата на транзакцията е кредит, тогава напишете сумата в дясната колона. Добавете общия брой дебити и кредити в долната част. Отново, те трябва да бъдат равни.
Подгответе колоните с коригирани пробни баланси. Напишете коригирания баланс под колоните, обозначени като коригиран пробен баланс. Коригираното салдо се изчислява като се вземе сумата от колоната Пробен баланс и се добави корекцията от колоните Корекции. Дебитното салдо се увеличава с корекция за дебит. Дебитното салдо се намалява с корекция на кредита. Ако дебитното салдо е намалено до по-малко от нула, то става кредит. Същата философия важи и за кредитните салда. Ако коригираното салдо е дебитно салдо, запишете салдото в лявата колона. Ако коригираният баланс е кредитен баланс, напишете баланса в дясната колона. Добавете общия брой дебити и кредити в долната част. Общите стойности трябва да бъдат равни.
Подгответе колоните на Отчета за доходите. Сметките за приходи и разходи са отчетите за приходите и разходите. Салдата от тези сметки следва да се пренесе от колоните за коригирани пробни баланси. Ако това е дебитно салдо, то трябва да остане дебитно салдо. Добавете общия брой дебити и кредити в долната част. Колоните няма да бъдат равни. Тази разлика е чистият доход и трябва да се добави към колоната в долната част, за да се изравнят двете колони.
Подгответе колоните за баланса. Активите, пасивите и сметките за собствения капитал са балансовите сметки. Салдата от тези сметки следва да се пренесе от колоните за коригирани пробни баланси. Ако това е дебитно салдо, то трябва да остане дебитно салдо. Добавете общия брой дебити и кредити в долната част. Колоните няма да бъдат равни. Тази разлика съответства на разликата от колоните на Отчета за доходите и е нетният доход. Тя трябва да се добави към колоната в долната част, за да се изравнят двете колони.
Съвети
-
Може да се използва компютърна програма за електронни таблици вместо хартия с 10 колони. Използването на електронна таблица може да намали възможността за грешки.
Внимание
Важно е колоните да се балансират на всяка стъпка. Ако това не стане, разликата ще премине към останалата част от работния лист.
