Конферентните разговори са полезни за организиране на среща с група хора на различни места, които трябва да вземат решения. Група адвокати може да се наложи да се срещнат и да решат стратегия за случая на своя клиент, или група момичета може да се опитат да планират сватбен душ. Конферентен разговор може да помогне на група хора да вземат решения за минути, което може да отнеме дни по електронната поща и може да бъде невъзможно да се направи лично.
Елементи, от които се нуждаете
-
Телефон
-
Софтуер за планиране на срещи
Определете хората, които трябва да поканите в конферентен разговор. След това дайте приоритет на важността на присъствието на всяко лице. Ако в конферентен разговор влезе трима или четирима души, приоритизирането на списъка на поканените може да не е важно. Но ако каните шест или повече души, по-вероятно е да има конфликти при планиране. Уверете се, че важните лица, вземащи решения, ще могат да присъстват.
Свържете се с важни участници, за да идентифицирате конфликтите при планиране. Разберете дали и когато тези хора ще бъдат извън града за продължителен период от време, в самолет и няма да могат да се обадят или по друг начин не могат да присъстват. Подредете времето си за срещи около тези конфликти.
Изпратете покана до всички присъстващи. Използвайте имейл, Evite или друга програма за покана. Microsoft Outlook може да насрочи срещата, да изпрати покани и да позволи на поканените да приемат или отхвърлят. Бързо ще получите представа кой може да присъства и кой не може. Поканените могат да имат предложения за време, които работят по-добре за тях, и те могат също да ви изпращат точки в дневния ред в отговорите си на искането за среща. Проверете поканата си въз основа на получената обратна връзка.
Планирайте срещата си с услуга за повикване. Има няколко компании, които се специализират в провеждането на конферентни разговори, като например FreeConference и InstantConference. Ако вашата компания често планира конферентни разговори, разберете дали вашата компания има договор с конкретна услуга.
Изпратете финализираната покана на всички присъстващи. Изпратете поканата дори на хората, които са отхвърлили искането за първоначална среща, в случай че по-късно станат достъпни. Уверете се, че сте включили цялата необходима информация в поканата, включително датата и часа на обаждането, кода на страната и телефонния номер, които участниците трябва да използват, както и всички необходими кодове на участниците. Също така включете номера за контакт, за да могат участниците да се свържат директно с вас, ако имат проблеми с набирането.
Съвети
-
Ако никога преди не сте ползвали услугата конферентен разговор, попитайте за яснотата на повикванията и лекотата на използване. Има някои безплатни услуги, а някои заплащат такса. Сравнете цените на услугите, базирани на такси, и решете кой най-добре отговаря на нуждите на вашата компания.
