Предприятията често събират екипи, за да изпълнят определена задача или цел. Проектът преминава през няколко етапа и напредъкът се следи непрекъснато. Проектите се ръководят от поредица от фази, от дефиниране на проекта до оценка на успеха на проекта. Фазата на дефиниране или иницииране започва процеса, като членовете на екипа са идентифицирани и е избран ръководител на проекта. По време на етапа на планиране са изложени цели и са определени отговорностите. Наблюдението се осъществява по време на фазата на изпълнение, когато се изпълнява работата по проекта. Последната фаза на оценката идва, когато проектът е завършен и се провежда оценка за постигане на целите.
Информация за мониторинг
На етапа на изпълнение, когато се изпълняват действителните задачи на проекта, от жизненоважно значение е да се следи информацията, за да се следи какво се постига. Ръководителят на проекта може да улесни проекта чрез комуникация с членовете на екипа и клиентите. Чрез практическото наблюдение ръководителят на екипа може да се увери, че индивидуалните участници остават с първоначалния план за проекта и остават фокусирани върху предварително определени цели. Ръководителят на проекта взема внимателни бележки, за да следи всички аспекти на проекта и да се справи с възникналите проблеми.
Мониторинг на напредъка
Мониторингът на управлението на времето се изпълнява от ръководителя на проекта, за да се уверят, че сроковете се изпълняват при напредването на проекта. Графичните данни се използват за наблюдение на времето, което отделните членове на екипа прекарват за задачи в рамките на проекта. Ръководителят на екипа може да идентифицира и разреши всякакви проблеми, свързани с управлението на времето, които възникват.
Мониторинг на бюджета
Управлението на разходите се изпълнява от ръководителя на проекта, за да се увери, че проектът влиза в или под бюджет. Разходите по проекта се идентифицират и разходите се одобряват преди извършването на покупката. Ръководителят на проекта поддържа централен запис на всички разходи, направени от проекта. След това той може да определи дали разходите са адекватно бюджетирани и ако не, дават специално одобрение за необходимите разходи.
Контрол на качеството
За да се наблюдава ефективно качеството по време на изпълнението на проекта, екипът и ръководителят на проекта трябва да създадат насоки за качеството преди фазата на изпълнение. След като ръководителят на екипа знае как трябва да се измерва качеството, той може да предприеме действия за измерване на качеството на продукцията на екипа, да идентифицира всякакви проблеми с качеството и да направи необходимите подобрения.
