Дори в епохата на електронната поща и текстови съобщения, на тяхно място се намират писмени бизнес писма. Прехвърлянето от режим на цифрово към хартиен носител може да бъде предизвикателство: имейл може да звучи случайно, но писмено писмо изисква степен на достойнство и клас. Не се притеснявайте, че се опитвате да звучи оригинално - вие сте по-сигурни, че се придържате към изпитаните формати и правилата на етикета за бизнес комуникация.
Придържайте се към точката
Независимо дали отговаряте на критики или искания за вашата автобиография, вашето писмо трябва да остане на място. Никога не излизайте отвъд една страница и никога не се притеснявайте. Ако някой ви е написал писмо за оплакване, което кипи от измама, останете учтиви и спокойни, когато пишете обратно. Ако първоначалното писмо е за бизнес възможност, кажете благодаря. Никога не подразбирайте, че като пишете обратно, сте решили всичко - че жалбоподателят трябва да бъде напълно удовлетворен, че знаете, че получавате работата. Това трябва да реши вашият кореспондент.
Формат и шрифт
Стандартният формат на бизнес писмото е едноразреден, с интервал между абзаците и всичко оправдано до лявото поле. В 21-ви век е приемливо да се отдалечим от блоковия стандарт, например чрез отстъпване на параграфите. Times New Roman, с размер 12, почти винаги е приемлив и разбираем шрифт. Ако вашата компания има някакви предпочитания - да речем, например, тя благоприятства отстъпените параграфи - форматирайте го по този начин.
Какво върви нагоре
Стандартното оформление започва с фирмения Ви адрес. Ако пишете на бланки, можете да пропуснете това. Под адреса е посочена датата, а след това името, фирмата и адреса на получателя. Пропуснете дадена линия и след това се обърнете към получателя като към "Уважаеми г-жо". или "г-н" освен ако не притежава титла като "д-р". Не използвайте първите имена, освен ако първоначалният писател не е направил това.
Долен край
Завършете писмото с искрено, последвано от подписа, след което въведете името си. Ако изпращате нещо с писмото, като формуляр, оценка на разходите или вашата автобиография, напишете "enclosure" под името си, последвано от списък с приложенията. Ако изпращате нещо в отделно писмо, добавете бележка като "под отделно покритие: финансов отчет". "Cc", последван от списък с имена, казва на получателя, че сте изпратили копия на някой друг.
