По време на одита, ръководството на бизнеса може да почувства, че те имат малко власт над процеса или резултата от одита. Но след като одитът е завършен от отдела за вътрешен одит, корпоративните одитори или външните одитори, ръководството на бизнеса поема и отговаря за изготвянето на отговор на доклада. Одитните отговори следва да бъдат конкретни, своевременни и да разполагат с необходимия бюджет.
Писането на солиден отговор на одита е важно, тъй като одиторите и изпълнителното ръководство ще държат ръководството на бизнеса отговорно за предоставянето на каквито и да било подобрения на контрола, с които се ангажират.
Отговаряне на одитен доклад
Ангажирайте се със специфични средства за контрол на слабостта на контрола, идентифицирани от одиторите и не позволявайте тълкуване на вашите намерения. Одиторите ще прегледат отговора на вашия одит и ще определят дали той ще разреши установените слабости в контрола. Ако взаимоотношенията ви с одиторите позволяват, подходите към тях, докато изготвяте всеки отговор и получавате обратна връзка. Бъдете възможно най-ясни в отговора си, защото одиторите ще се върнат, за да потвърдят, че сте предприели действията, които сте поели.
Задайте реалистични дати за осъществяване на подобренията в контрола, както е препоръчано от Държавната агенция на щата Ню Йорк, и бъдете щедри, без да сте прекомерни. Слабостите на контрола, особено тези, свързани с информационните системи, могат да отнемат повече време, отколкото първоначално са планирани. Повечето одитни отдели и изпълнителни бизнес мениджъри ще очакват от вас да постигнете подобрения в зададения от вас график. Могат да бъдат разрешени изменения на времевия график, но те ще бъдат неодобрени, ако не настъпи драстична промяна във вашия бизнес, за да се наложи промяната.
Потвърдете, че разполагате с бюджет или ще го въведете, за да направите промените в контрола, които сте поели, в своя отговор на одита. Идентифициране на всички разходи, включително модернизация на оборудването и системите, повторно записване на ръководството за процедурата и допълнителен брой служители, който ще бъде необходим за разрешаване на слабостта на контрола. Ескалирайте бюджетните си нужди на своя мениджър и се уверете, че средствата се преразпределят от други области или се пускат нови средства, за да се даде възможност за извършване на подобренията във вашите срокове. Като цяло изпълнителното ръководство ще разбере необходимостта от подобрения на контрола, препоръчани от одиторите, и ще намери средства за промените. Ако се ангажирате да контролирате подобренията в одиторския отговор и не можете да ги доставите поради недостиг на бюджет, одиторите няма да приемат това като извинение.
Определете физическо лице или лица, които ще отговарят за осъществяването на промените в контрола. Няколко лица могат да бъдат отговорни, ако промяната включва повече от един отдел, като операции, технологии и човешки ресурси. Уверете се, че посочените лица имат правомощия да правят промените.
Съвети
-
Колкото и да сте разочаровани от процеса на одит или от неговия резултат, опитайте се да поддържате взаимодействието си с одиторите и отговорите на бизнеса ви. Професионалното ви поведение ще изплаща дивиденти, когато взаимодействате с одиторите в бъдеще.
