В нормалния ход на бизнеса, една компания или адвокатска кантора може да изпрати стотици писма до клиенти, потенциални клиенти, доставчици или различни държавни агенции. С течение на времето за мениджърите и специалистите не винаги е възможно изпращачът да подпише лично документа, след като го подготви служител или секретар. Поради тази причина съществува общоприета правна конвенция, според която трета страна трябва да изпълни подписа.
Обикновена кореспонденция
Често се случва някой да подготви бизнес писмо с кратки инструкции от подателя. Адвокатска кантора, например, може да изпраща множество копия на обикновени писма, като например искане за повикване, до много различни клиенти. Ако изпращачът не е в състояние да го подпише лично и изпрати писмото по пощата е задължително, оторизиран служител или асистент може да се подпише от името на подателя. Правната конвенция е да се включат инициалите "p.p.", които означават латинската фраза "per procurationem", което означава "да се погрижим за нещо", преди подписа на служителя. Прокуриране на кореспонденция означава да го подпишете от чужда сметка; обща алтернатива, използвана за формулярни писма, е да се използва подпис печат.
Методи и процедури
Приемливо е да пишете или пишете "p.p." пред собствения си подпис, над отпечатаното име на подателя. Или можете да поставите името на подателя над собствения си подпис, който трябва да предшествате с „p.p.“ В интерес на последователността и за да се предотвратят недоразумения, професионална или бизнес служба ще определи стандартна процедура за подписване на писма от името на друг.
Пълномощно
Законът също така предвижда лице, което има пълномощно да подпише от името на някой друг. Пълномощното позволява на отсъстващо или недееспособно лице да извършва правни или финансови дейности с помощта на доверен роднина или законен представител. Подходящият метод, ако сте упълномощен да подпишете с пълномощно, е първо да подпишете името на принципала, а след това и вашето собствено, предшествано от думата "от", на страната или под подписа на директора, с фразата "власт" адвокат "или инициалите, POA след вашия подпис, например Джо Смит от Мери Джоунс, пълномощно. В някои случаи нотариално завереното и подписано пълномощно трябва да придружава договора, формата или писмото, което се подписва.
Родители и попечители
Държавните закони обикновено предвиждат, че непълнолетните не могат да бъдат държани на правно обвързващи договори с някои изключения. В случай, че договорът включва непълнолетно лице, като отваряне на банкова сметка или изготвяне на фотографско издание, родителят или законният настойник може да бъде задължен да подпише от името на непълнолетния. В тези случаи родителят или настойникът следва подписа си с израза "за и от името на", последван от името на непълнолетния. Документът може също да изисква отпечатано или подписано име на непълнолетния на отделна линия за подпис.
