Точното компилиране на протоколите от срещите помага да се гарантира, че участниците ще останат фокусирани върху възложените задачи, намалява неправилното разбиране и подобрява ефективността на следващите срещи. Ползите от ясни и всеобхватни протоколи за срещите означава, че всеки собственик на бизнес, изпълнителен директор или друг ръководител, който редовно провежда срещи, трябва да изготви насоки за вземане на протоколи. Тези насоки следва да обхващат това, което се случва преди, по време и след срещата.
Преди срещата
Определете кой взема минути
Докато привидно обикновена задача, записването на протоколите от заседанията изисква значително внимание към детайлите. В резултат на това минувачът трябва да има минимално участие в срещата. Това позволява да се съсредоточи по-голямата част от енергията си върху записването на важни моменти от срещата.
Съвети
-
Предприятията често използват изпълнителни асистенти или рецепционисти, за да отнемат минути, тъй като тези служители често нямат активна роля в самата среща.
Използвайте стандартизирана форма
Създайте свой собствен стандартен формуляр за срещи, който да използвате по време на срещата. Стандартизацията помага на поемащите минути да знаят къде да поставят информация и също така помага на участниците да прочетат документа по-късно. Основната информация трябва да включва:
- Списък на присъстващите.
- Дата.
- Списък с теми за обсъждане.
- Планът за действие е определен по всяка тема.
- Лицата, отговорни за извършването на тези действия.
По време на срещата
Попълнете съществена информация
Преди официалното започване на срещата, попълнете съществена информация, като например участниците и датата. Това предотвратява ненужна загуба на време по време на самото събрание.
Важна информация за запис
В протокола от заседанията не трябва да се преписва цяла среща, Напротив, протоколите от срещите записват важни задачи и указания в опростен формат. По този начин трябва да записвате информация като делегиране на мита, срокове за погасяване, тези, които са възложени на тези задължения, както и всяка друга привидно подходяща информация. Протоколите от заседанията не трябва да съдържат общи дискусии или тангенциална информация.
Поискайте разяснение
Протоколът трябва да отразява точно основните моменти от срещата. Поискайте разяснение, ако някаква информация, обсъдена по време на срещата, е неясна. Никога не предполагайте, или рискувате неточна информация или пропуски. Когато питате за разяснения, винаги следвайте протоколи за срещи. Някои срещи приемат неформален подход, докато други приемат структурираните правила на Робърт.
Вижте "Минали минути"
Текущите минути, които съставяте, могат да се отнасят за минали протоколи от заседанията. Това изисква да съберете минали протоколи от заседанията на новата среща, така че информацията да е лесно достъпна за всички присъстващи.
След срещата
Протокол за преглед
Проверете протоколите от срещите за печатни грешки или неясни изречения. Поправете ги, преди да финализирате минутите. Всякакви грешки могат да доведат до объркване по отношение на важни задачи.
Изпращане до участниците
Изпратете протокола за срещите на присъстващите на срещата за одобрение. Това дава възможност на участниците да задават въпроси или да поправят грешки. Информирайте всички присъстващи, ако са настъпили промени.
Завършване и файл
След като всички участници одобрят протоколите, подпишете протокола с датата на одобрение, посочена до подписа. След това запишете минутите на компютъра си или в папка с други минути за срещи. Съхранявайте всички протоколи от заседанията заедно, което позволява лесно транспортиране до бъдещи срещи и осигурява централно място, ако някой трябва да се позове на документите.
