Разработването на цялостна система за управление на файлове за вашия ресторант ви помага да управлявате служители и бизнес. Двойните системи за подаване са ефективни, особено ако файловете се съхраняват онлайн. Файловете могат да се съхраняват в лесно намиращо се място, като кабинет на офис файл, както и чувствителен персонал и финансови файлове. Физическата система за подаване на хартиен носител трябва да бъде избрана въз основа на обема на подадената информация, докато онлайн системата за подаване на документи има повече възможности.
Изберете система за архивиране
Файловете, съхранявани онлайн, могат да бъдат разделени на поверителни и отворени категории. Парола защитава чувствителна информация, като например финансови или служебни файлове. Файловете, които редовно трябва да бъдат достъпни от служителите, могат да се съхраняват в споделена папка по специфични заглавия като доставчици, доставчици и поддръжка. Файловете, съхранени в кабинет, могат да бъдат подредени по азбучен ред по предмет или за файлове с голям обем по предмет с подразделение за всяка категория. Например, файл на доставчик може да има отделни файлове по азбучен ред, които идентифицират имена на доставчици или техните компании.
Финанси
Разработването на система за архивиране, която позволява лесен достъп до финансовите отчети, е от съществено значение за ежедневните операции, както и за месечните, тримесечните и годишните счетоводни отчети, както и за годишната и данъчната подготовка. Финансовата информация трябва да се съхранява на сигурно място, като заключваща кутия или в защитен с парола компютърен файл. Документите включват задължения и вземания, ведомости за заплати, заеми и кредитни линии, вътрешни и външни одити и данъчни регистри и дневни приходи. Категоризирайте файловете във времеви рамки, така че онези, които редовно споменавате, като дневни записи за продажби, са лесно достъпни, а тези, които периодично преглеждате, като тримесечни отчети, са в задната част на кабинета.
Наемане на работа
Организиране на празни и завършени заявления за работа, материали за ориентиране и обучение, работни графици и писмени отчети за доклади на служителите, оплаквания или забележки. Последното е полезно, ако служител подава жалба във връзка с прекратяване, дискриминация или тормоз. Ако файловете на служителите съдържат здравни записи и номера на социалното осигуряване, категоризирайте файловете по ред и ги съхранявайте на различно място.
Доставчици
Разделете файловете на доставчиците на категории храни, напитки, бира, алкохол и ресторанти. Включете отделни файлове за настоящи доставчици и потенциални доставчици. Файловете трябва да включват копия на договори, формуляри за поръчки, разписки, ценови структури, графици за доставка, имена на контакти и телефонни номера. Можете лесно да съхранявате файловете на продавача близо до вратата за доставка или в офиса на мениджъра за по-лесна справка.
Застраховка
Застрахователните файлове трябва да включват копия на полици, както и името и информацията за контакт на застрахователния агент, който представлява всяка полица. Включете таблица за подновяване, за да посочите кога трябва да прегледате правилата. Да се съхранява копие от застрахователни файлове извън обекта в случай на извънредна ситуация.
Строителство и поддръжка
Независимо дали ресторантът е собственост или е нает, поддържайте файл за записи за поддръжка и ремонт. Включете списък на почистването, отстраняването на отпадъци, рециклирането, общата поддръжка, доставчиците на водопроводни и електрически ремонти. Съхранявайте информацията за поддръжка на видеоигри, джуб-боксове или автомати. Подобно на файловете на доставчиците, номера за поддръжка и контакт за спешни случаи трябва да се намират на място, където всеки служител може бързо да ги достигне, като щанд за домакини, бюро за касиер, зад бара или в кухнята.
Здравето и безопасността
Поддържайте файл, посветен на документацията за здравето и безопасността. Това включва копия от докладите на здравния отдел на ресторанта и цитати, писмени правила за здравните мерки на служителите, като измиване на ръцете, използване на ръкавици и мрежи за коса и подробни инструкции за саниране на оборудването. Също така включва документация за процедурите, свързани с обработката, приготвянето и съхранението на храни. Направете копия на съответните правила и разпоредби и ги публикувайте на подходящи места, където служителите са сигурни, че ще ги видят.
Травма и инцидент
Създайте файл, който да включва доклади за наранявания на служители и клиенти. Документирайте свидетелите на всяко събитие и предоставете възможно най-много подробности за подкрепа, включително причината за нараняването, предприетите действия след нараняването и резултата. Включете копия от полицейските доклади, ако властите са повикани в ресторанта по някаква причина.
