Никоя бизнес операция не е перфектна. Шансовете са в някакъв момент от кариерата си да срещнете проблем, който трябва да бъде решен с по-високо ниво на управление. Много компании насърчават използването на доклади за жалби като подходящ метод за официално подаване на жалба. Тези доклади обикновено се използват за справяне с незадоволителни сделки или условия, свързани с дадена компания. Правилното писане на доклад за жалба е ключът към разбирането на вашата загриженост и отстраняването на проблема.
Обърнете внимание на фона на ситуацията. Дайте ключова информация като вашата позиция и причината за писането. Конкретно посочете причината за недоволството си.
Следвайте фона с по-подробно описание на проблема. Докладвайте обективни факти. Опишете последствията от проблема.
Общувайте това, което считате за задоволително решение. Обяснете какво очаквате от другата страна, за да коригирате ситуацията.
Добавете предупреждение, ако смятате, че е необходимо. Може да искате да съобщите за последствията, ако другата страна не участва в решаването на проблема. Тази стъпка е по избор, въз основа на връзката ви с другата страна и сериозността на проблема.
Завършете с любезно заключение, което изразява вашия оптимистичен поглед към ситуацията. Общувайте с чувството, че желаете да решите проблема, за да се възползвате и от двете страни.
Съвети
-
Не забравяйте да използвате учтивост в цялата буква. Въздържайте се от обида на другата страна или да бъдете враждебна.
