Това се случи на всеки поне веднъж. Отидохте да пазарувате или да имате някаква услуга, и сте имали ужасно клиентско преживяване. Естествено, вероятно ще разкажете на приятелите си всичко. Ако обаче искате да се уверите, че това не се случи отново, един от най-добрите начини да получите удовлетворение е да напишете писмо до жалбата на клиента. Не винаги е забавно да се напише едно от тях - в края на краищата, единствената причина да го правите е, че сте имали лош опит - но това може да бъде направено по професионален начин, който може да ви даде изненадващи резултати. Ето как да напишете писмо за жалба на клиенти, което ще привлече вниманието на хората, които я четат.
Как да напишем писмо за жалби на клиенти
Първо, получи име. Разберете, на чието внимание трябва да отиде писмото. Не го изпращайте само на "Внимание: Обслужване на клиенти", защото тогава никой не носи отговорност за него. Попитайте магазина лично или по телефона, кой е лицето, което отговаря за оплакванията на клиентите. Всяка кореспонденция трябва да бъде изпратена на вниманието на това лице. Ако имат и заглавие, не забравяйте да го включите, като това: "Внимание: Дейвид Джоунс, вицепрезидент на маркетинга".
След това напишете писмото си. Не изпращайте имейли; те са твърде безлични и за тях е лесно да изчезнат в киберпространството. Изпращайте редовно писмо до самия магазин или до корпоративните офиси. Дръжте писмото кратко и сбито; не повече от две страници трябва да бъдат всичко, което трябва да обясни ситуацията.
Когато работите върху писмото си, включете спецификата на ситуацията. Кажете точно какво се е случило, като например: "Когато бях във вашия магазин във вторник, 5 март, касиер на име Лорейн беше изключително груб за мен." Ако е възможно, документирайте времето. Ако това е магазин или бизнес, в който имате номерирана сметка, като универсален магазин или лекарски кабинет, включете номера на сметката си във всяка кореспонденция. Това ще помогне на всеки, който чете вашето писмо, да свърже жалбата ви с това, което всъщност сте.
Използвайте позитивен тон с уважение. Вероятно писмото ви ще отиде при висш административен служител, който ще съчувства на вашата ситуация. Вместо да бъдете враждебни, предайте, че сте невинна жертва. Дори по-добре, да стане ясно, че разбирате, че такава лоша услуга не е нормален стандарт на компанията и че знаете, че техният бизнес никога не би умишлено се е отнасял с вас лошо. Напомнете им, че наистина харесвате пазаруването там, но искате да сте сигурни, че знаят за потенциално вредна ситуация с обслужването на клиентите.
И накрая, поискайте отговор. Задайте краен срок, но го направете разумен. Кажете нещо като: "Надявам се да ви изслушам в рамките на следващите тридесет дни, за да може този въпрос да бъде разрешен." Ако не чуете от лицето, на което сте написали, в определеното време, обадете се или изпратете последващо писмо (още една причина, поради която трябва да получите име на лицето на писмото). Какъвто и да е отговорът, независимо дали е писмо с извинение или дори купони за допълнителни продукти, изпратете благодарствена бележка, след като писмото бъде разрешено. Следвайте тези прости стратегии и със сигурност ще получите положителен отговор на жалбата на клиента ви!
Съвети
-
Ако е възможно, опитайте се да разрешите ситуацията веднага след това. Шансовете са добри, че като говорите лично с ръководител или ръководител, ще можете да получите задоволство. Ако надзорникът или мениджърът на магазина няма да отделят време да говорят с вас, или ако те отхвърлят, без да разрешат проблема, отидете нагоре по корпоративната стълба.
Внимание
Не правете неразумни искания, като: "Искам този механик да уволни!" или "Очаквам да бъда компенсиран за това неудобство!" Освен ако не сте наистина финансово увредени от инцидента, просто извинение е напълно добър отговор.
