Издадените от ъгъла офиси с ясно изразени думи са едноличен указ, но реалността е, че повечето работни места работят по-ефективно - и с по-голям морал - когато шефовете насърчават комуникацията между екипите. Съществуват редица стратегии за засилване на комуникацията между колегите.
Визия, стойности и вход
Изявленията за мисията, визията и ценностите помагат да се събере екип около големите идеи, които управляват това, което правят, и да гарантират, че всички са на една и съща страница - важна първа стъпка към насърчаване на комуникацията, според д-р Сюзан Гадис, сертифициран говорещ професионалист и главен изпълнителен директор на The Communications Doctor. Но не е достатъчно просто да говориш на един и същ корпоративен език. "За да създадете ефективен екип, всеки от вашия екип трябва да разбере (да ги вземе) и да закупи", казва д-р Гадис. И това е също толкова основно, колкото и колегите, които "се съгласяват с набор от поведения, които ще помогнат, а не пречат на организацията", казва тя.
Разберете и приспособете разликите в стила
Сред онези, които помагат за поведение: разбиране и приспособяване на различията в стила. Вземете, например, Артър в счетоводството и Chloe в творчеството. "Ако един творчески човек, който не отговаря на сроковете, работи с високо организиран, изключително структуриран човек, те трябва да говорят предварително за нивото на необходимата комуникация", казва д-р Гадис. Те също така ще трябва да се споразумеят за каналите, които ще използват, за да се информират взаимно - като ежедневни, седмични или месечни телефонни обаждания, текстови съобщения или срещи лице в лице, казва тя. А понякога като треньор и / или шеф, ще трябва да организирате - а може би дори и ръководство - първоначалната дискусия.
Направете благодарен три-стъпка
Осигурете - и насърчете колегите да осигурят - тристепенна обратна връзка, казва д-р Гадис. Ето как работи:
- Стъпка 1: Кажете "Благодаря!"
- Стъпка 2: Нека членовете на персонала знаят какво са направили това, което има значение.
- Стъпка 3: Нека да разберат какво е въздействието на тяхното поведение върху организацията.
Пример: "Благодаря, Рита, за споделянето на страхотната статия, която открихте за ефективното изграждане на екип. Идеите вече оказаха огромно влияние върху начина, по който общувам с моя екип", казва д-р Гадис.
Преосмисляне на срещите на екипите
Използвайте съсредоточени, стоящи срещи, за да насърчите комуникацията между екипите - вместо традиционните, предизвикващи сън, седящи атаки. Някои ги наричат "scrums" и дори има "Scrum Alliance". който предлага съвети, обучение и сертифициране по пътя на схватката. Идеята: Станете, кръгови "срещи" се провеждат веднъж дневно за не повече от 15 минути и всички участници трябва да дадат своя принос. Само три неща са обхванати: Какво са постигнали след последната ежедневна схватка, какво планират да постигнат между сега и следващата дневна схватка и това, което възпрепятства напредъка, според Рене Мзик, директор на операциите на Scrum Alliance. Но това определено е не среща за планиране или техническа дискусия - и двете могат да се затънат в детайли и да спрат ефективната комуникация на екипа.
Говорете правилния език на тялото
Нищо не казва „Не ме интересува за какво говориш“ като изпращане на текст или сгъване на ръцете, когато другите членове на екипа имат думата. Вместо това опитайте тези техники, предлагани от д-р Карол Кинси Гоман, водещ говорител, изпълнителен треньор и медиен експерт относно влиянието на езика на тялото на работното място. Тя е и лидерски блогър на Forbes и автор на "Тихият език на лидерите: как телесният език може да помогне - или да нарани - как водиш":
- С лице към хората (сърце към сърцето). Дори една четвърт отказва да сигнализира за липсата на интерес и затваря говорителя, казва д-р Гоман.
- Премахнете бариерите между вас и останалите участници. Телефони, хартия - всичко, което блокира изгледа ви. Или още по-добре, излезте зад бюрото си и седнете до тях.
- Поддържайте позитивен контакт с очите. По-големият контакт с очите почти винаги води до по-голямо желание и включване. Преместването на погледа или сканирането на стаята показва, че не слушате.
- Използвайте дланта нагоре ръка и разгънете жестове на ръцете, когато говорите. Тези мълчаливи сигнали за достоверност и откровеност се възприемат по-положително от кръстосани ръце и скрити ръце или близо до тялото, казва д-р Гоман.
- Синхронизирайте езика на тялото си с човека, с когото имате работа. Тънко отговарят на стойката на другия, позициите на ръцете и израженията на лицето - това сигнализира, че сте свързани и ангажирани.
Избягвайте "групово мислене"
Какво общо има между Пърл Харбър, американската инвазия в Северна Корея и нахлуването на Куба в Залива на прасетата? Тези исторически „фиаски“, както казва авторът Ървинг Л. Янис, може да са били причинени от изключването на несъгласните гласове от правителствените дискусии за планиране в недостатъчен подход, наречен „групово мислене“. От друга страна, такива успехи в политиката като Кубинската ракетна криза и Маршаловия план показват стойността на други гледни точки, според Янис. Крайният резултат: Развлечението относно нови идеи или политики може много добре да насърчи комуникацията между екипите, като привлече нежелани участници - и ще ви помогне да вземете по-добри решения - затова го насърчете.
Пропуснете мрачната мисъл
Избягвайте да се мръщят или да се мръщят, докато се провеждат дискусии, тъй като и тези реакции не насърчават комуникацията между екипите. От една страна, когато се мръщнете, "участниците вероятно ще мислят, че не ви харесва това, което току-що чухте - и ще запазят мнението си за себе си", казва д-р Гоман. "Всъщност, когато показвате някакъв невербален израз на гняв, раздразнителност или досада, хората са по-склонни да задържат идеите си, да ограничават коментарите си и да търсят начини да съкратят взаимодействието си с вас." Вместо това се съсредоточете върху това дали в изявлението има истина. Винаги можете тактично да се обърнете към начина, по който е представен по-късно, ако е необходимо.
