Има много причини да се напише бизнес писмо до някоя от стотиците чуждестранни консулства по света. Например, може да пожелаете да поискате виза или пътна информация, да попитате за възможностите за външна търговия, да провеждате изследвания в областта на външните работи, или да напишете препоръчително писмо за студент, пътуващ в чужбина за стаж.
Посочете името, заглавието и адреса на лицето, на което се обръщате с писмото. Всяко чуждестранно консулство има подробен уебсайт, който предоставя директория за персонала, заедно с линкове към различни отдели, които могат да ви помогнат да идентифицирате лицето, на което трябва да адресирате вашата кореспонденция.
Следвайте традиционния бизнес протокол, когато пишете бизнес писмо до консулството. Използвайте пълното име и заглавие на лицето, отдел и консулски адрес, форматирани според международната пощенска система на страната. Всяка страна варира, така че следвайте директивите, изброени в раздела „свържете се с нас“ на уебсайта на консулството. Ако изпращате писмо на хартиен носител, посочете датата в горния десен ъгъл на писмото си. Ако изпращате имейли, ясно посочете целта на кореспонденцията си в темата за темата.
Напишете писмо за въвеждане, което включва обяснение за това кой сте, откъде сте, защо пишете и дали пишете от името на друг човек или на себе си. Ако пишете от името на корпорация, държавен орган, международна организация или образователен институт, обърнете внимание на името по име и посочете заглавието и пълномощията си.
Напишете ясно изявление, което накратко, но накратко очертава целта на вашата кореспонденция. Преведен или интерпретиран език често може да има двойно значение, така че внимавайте да избегнете жаргонна терминология или разговорни понятия, които може да не са лесно разбираеми от чуждестранен читател. Например фразата „Искам да се докосна до вас“ трябва да бъде заменена с „Пиша ви за да ви попитам…“
Ограничете писмото си до една тема и бъдете конкретни за резултата, който желаете от кореспонденцията.
Прекратете писмото с бележка за благодарност и дайте подробности за това как можете да бъдете достигнати. Винаги включвайте пълното си име. В писмо до чуждестранно консулство никога не се подправя или прави измамни или потенциално заплашващи изявления.
Консултирайте се с местната поща за пощенските изисквания и очакваното време за доставка. Ако сте заградили плик с самонасочен адрес, за да осигурите бърз отговор на вашето писмо, уверете се, че имате подходящ размер на пощенските такси в САЩ върху обратния плик.
Съвети
-
Уебсайтовете на чуждите консулства в Съединените щати са написани на английски език, докато международните чуждестранни консулства обикновено са написани на родния език на страната с връзка към английска версия.
