KPIs са "ключови показатели за изпълнение". Тези индикатори са показатели, които помагат на хората в управлението на бизнеса да установят колко близо (или далеч) е компанията или отделът от постигане на предварително определена цел или набор от цели. Писането на KPI може да помогне на мениджъра и служителите да видят какво още трябва да се направи и да ги мотивира да постигнат тези цели. Процесът на писане на КПИ сам по себе си не е труден. Въпреки това, създаването на КПИ, които ще бъдат ефективни, изисква внимание.
Напишете KPIs като кратки, индивидуални документи. Всеки KPI трябва да съответства на определена категория, отдел или проект. Например, един KPI може да бъде написан, насочен към удовлетворението на клиента, докато друг може да бъде насочен към режийни разходи.
Започнете KPI документа със заглавие, определящо целта на KPI. Дръжте го колкото е възможно по-кратко. Достатъчно е едно или две изречения. Например, KPI за удовлетвореност на клиента може да има заглавието „Увеличаване на удовлетвореността на клиентите“.
Избройте целта на KPI. Важно е както за мениджърите, така и за персонала да знаят защо трябва да се стремят да постигнат определена цел или защо е необходимо да се измерва това изпълнение. Обяснете накратко как ще бъде от полза постигането на поставената цел или времето за регистриране, похарчено за действие.
Посочете как ще се измерва KPI. Включете честотата на измерванията, както и времето, през което ще се извършват измерванията. Например, ако пишете KPI относно удовлетвореността на клиента, може да приложите телефонно проучване, което се случва след всяко обаждане и ще се проведе за период от 3 месеца.
Задайте целева цел. Определете цел, която е количествено и измерима. Тя трябва да осигури желаните резултати, като например определен процент в рамките на определен период от време.
