Според документа на Агенцията за опазване на околната среда на САЩ (СИП) "Ръководство за подготовка на стандартни оперативни процедури (СОП)", "Разработването и използването на СОП са неразделна част от една успешна система за качество, тъй като тя предоставя на хората информация, за да извърши работа правилно и улеснява последователността в качеството и целостта на продукта или крайния резултат. " По този начин правилната подготовка на СОП е от ключово значение за полагането на основите за постигане на последователни процеси. Следвайки няколко общи стъпки, можете да подготвите СОП за използване в рамките на организацията ви.
Идентифицирайте какви процедури или процеси във вашата организация изискват документация, за да бъде извършена по последователен начин и кои лица са най-квалифицирани за автор на съответната СОП. Може да се използва екипен подход, за да се идентифицира необходимостта от СОП и да се напише СОП.
Определете система за номериране, за да осигурите адекватен контрол на документите на вашите СОП. Системата за номериране трябва да бъде достатъчно гъвкава, за да позволи произволен брой СОП и произволен брой ревизии за отделните СОП. Самият или назначеният от вас документ за контрол на документи трябва да поддържа главния списък, така че да не се използват дублирани номера.
Разработване на SOP шаблон, който всички организационни SOPs ще следват с помощта на софтуер за текстообработка. При административните или програмните процедури шаблонът трябва да съдържа най-малко заглавна страница, процедури (включително цел, обхват, обобщение, дефиниции, квалификация на персонала, самата процедура, контролни списъци и управление на записите), контрол на качеството и справки. За технически или лабораторни процедури шаблонът трябва да съдържа най-малко всички раздели за административни СОП, изброени по-горе, в допълнение към информацията за безопасност, предупрежденията, смущенията, оборудването и доставките в раздела за процедурите.
Напишете стандартна оперативна процедура за това как да напишете стандартни оперативни процедури за вашата организация, известна като „SOP на SOP“. Използвайте разработения шаблон и изложите очакванията си за това как трябва да бъдат подготвени всички СОП, например, кой идентифицира нуждата, кой определя броя, какъв формат да използва и какви очаквания трябва да бъдат включени във всеки раздел.
Подгответе останалите си СОП въз основа на метода, описан в СОП за СОП, като направите всякакви незначителни промени, за да подобрите процеса на подготовка по отношение на време и качество на получените документи.
Съвети
-
Погледнете възможно най-много примери за СОП, преди да подготвите вашите.
Внимание
Уверете се, че вашият SOP шаблон е окончателен, преди да го издадете. Всички промени означават, че трябва да преразгледате всеки SOP, написан с този шаблон.
