Стандартните оперативни процедури са от съществено значение, за да се гарантира, че бизнесът работи гладко и ефективно. Тя гарантира, че служителите се справят със стандартните задачи по същия начин и че компанията е последователна и точна. Освен това стандартните оперативни процедури гарантират, че служителите изпълняват работата си безопасно и правилно. За ефективното прилагане на стандартните оперативни процедури са необходими комуникационни умения. Размерът на вашата компания и процедурите, които искате да приложите, ще определят как ще ги съобщавате на служителите си.
Оценка на целевата аудитория за тези оперативни процедури. Ако процедурите се отнасят за малка група от хора, най-добре работи срещата на групата; ако те се отнасят за цялата компания и това е голяма компания, масовата електронна поща или бюлетин може да изтласкат по-бързо думата. Алтернативно, организирайте среща с ръководителите на отдели и мениджърите и ги информирайте за новите процедури. Помолете ги да информират своите групи и отдели за новите процедури.
Бъдете кратки. Обяснете какви са новите оперативни процедури и как те се различават от старите. Обяснете целта на прилагането на новите процедури. Опишете как новите процедури ще подобрят бизнеса и как ще се отрази на служителите. Например, може да отнеме повече време или да повлияе на работата им.
Ако процедурите са сложни, организирайте сесии за обучение или индивидуални сесии. Струва си да се постави време, за да се гарантира, че всеки напълно разбира новите процедури.
Кажете на служителите си как да следват процедурите, не питайте. Нека знаят, че вие или други мениджъри ще наблюдавате способността им да прилагат процедурите. Дайте им стимули за справяне с новите процедури, като им напомните, че новите процедури ще подобрят способността им да изпълняват работата си.
Поискайте обратна връзка за новите процедури. Често се прилагат процедури за подобряване на един аспект от работата. Никой не е по-добре запознат с предимствата и недостатъците на процедурата, отколкото тези, които го използват директно. Получете обратна връзка, за да се уверите, че процедурата е ефективна.
Направете достъпни инструкциите. Публикувайте процедурите на вътрешната мрежа, изпращайте напомняния по имейл и предоставяйте на хартиен носител за служителите си.
