Добре структурираният дневен ред на срещите е ценен инструмент за гарантиране, че срещите постигат желаните резултати в рамките на определеното време. Очертанието на дейностите, които трябва да се извършат, както и списъкът на конкретни теми, които ще бъдат обсъждани, трябва да имат за цел да насочат участниците през срещата. Ето защо дневният ред играе важна роля за гарантиране, че срещата е продуктивна.
Предварителна комуникация
Програмата гарантира, че съответната информация относно въпросите, които ще се обсъждат, се предава предварително на участниците. В резултат на това тя ще даде на участниците достатъчно време да направят своите изследвания и консултации, тъй като дневният ред съдържа списък на темите или въпросите, които трябва да бъдат разгледани. Освен това участниците ще знаят дали са планирани да говорят или да правят презентации. Всички членове, поканени на срещата, знаят какво да очакват.
Цел на срещата
Дневният ред е важен, за да може участниците да се съсредоточат върху темата. Това е така, защото съдържа списък на целите на срещата, както и основните въпроси, които са от съществено значение за поддържането на дискусията, насочена към целта на срещата. Алтернативно, това може да бъде постигнато чрез информиране на участниците за приоритетите или обсъждане на всички въпроси и проекти, които засягат всеки участник.
Ангажиране на членовете
В допълнение към подчертаването на целта на срещата, кратък устен преглед на дневния ред в началото на срещата спомага за определяне на темпото на срещата. Също така дава възможност на участниците да определят гледна точка по отношение на даден въпрос, както и къде да се върнат, когато срещата се измъкне от темата. В резултат на това участниците разбират потока от срещата и се ангажират адекватно в дискусиите.
Инструмент за управление на времето
Програмата предвижда стъпка по стъпка рамка за ефективна и ефикасна среща. Тя спомага за ефективното използване на времето на участниците, особено ако дневният ред включва време, което ще бъде разрешено за всяка точка от дневния ред. Придържането към разпределението на времето помага на участниците да останат фокусирани върху важни въпроси и проблеми.
