ТРЗ е ключов аспект на всеки бизнес с служителите. За да могат служителите и данъците върху заплатите да се изплащат навреме и точно, отделът за заплати трябва да бъде структуриран. За да се постигне ефективност в рамките на отдела, работодателят трябва да документира процедурите за заплати. Независимо от това, дали ведомостта е голяма или малка, писмените процедури за изплащане на заплати са от решаващо значение за успешното изплащане на заплатите.
Създайте формуляри за процедурата за заплати. Отделът за заплати обикновено работи в тясно сътрудничество с отдел „Човешки ресурси“, за да осигури правилно заплащане и обработка на доходите на служителите. В този процес се използват редица формуляри: времеви листи / часови карти, формуляр W-2, графици за заплати и / или календари, формуляри за заявки за ваканция, формуляри за директно депозиране и таблици за мониторинг на болничните дни. Можете да закупите тези формуляри в магазин за канцеларски материали или да ги персонализирате.
Документирайте процедурите за водене на времето. Американското министерство на труда отбелязва, че можете да използвате всяка система за следене на времето, която искате, при условие че е правилна и пълна. Процедурите за измерване на време трябва да включват крайни срокове за подаване на времеви листове и метод, използван за изчисляване на времето на служителите.
Например, запишете процедури за ръчно изчисляване на картите на служителите, като закръгляване нагоре и надолу до най-близката четвърт час. Ако имате система за отчитане на времето, която автоматично пренася щамповете на служителите в софтуера за заплати, документирайте процедурите си за редактиране. Това може да включва назначаването на надзорните органи по електронната поща за промените преди крайния срок.
Запишете процедурите за обработка на работната заплата. Настройте процедурите си за обработка на работната заплата, така че да съответства на вашата система за заплати. Системата за заплати може да бъде ръчна, вътрешна компютърна или външна (външно). Посочете всички процедури за обработка на работната заплата за вашата конкретна система.
Например, кажете, че имате вътрешна компютърна система, в която служителите за заплати на място и софтуерът за заплати се използват за обработка на ведомостта. Документирайте как да използвате софтуера. Посочете как да въвеждате заплатите на служителите и как да обработвате корекциите на възнагражденията, директните депозити, данъците върху заплатите, дните за обезщетения, печалбите, застрахователните обезщетения и заплащането за извънреден труд. Включете стъпки за двойна проверка на работната заплата, преди да отпечатате заплатите и преди да закриете ведомостта.
Ако имате много честоти на заплащане (например седмично и двуседмично), документирайте как да обработвате всяка от тях. Процедурите за обработка на работната заплата трябва да включват всички стъпки на обработка, от началото на всяко изчисление на заплатите до края му.
Включете процедури за последваща обработка. Например, да кажем, че имате счетоводен отдел или външна данъчна компания, която се занимава с данъчните въпроси на компанията. Посочете необходимите досиета и доклади, които трябва да се изпратят и на кой индивид. Държава кой трябва да получава заплати / заплати за разпределение и да включва други компании / лица, с които трябва да си взаимодействате. Например, ако отдела за заплати препраща средствата за пенсионно осигуряване към доставчика на пенсионния план веднага след всяко обработване на работната заплата, включва необходимите стъпки.
Процедури за водене на документи. Работодателят трябва да съхранява данните за заплатите в продължение на минимум три години, според Министерството на труда. Държавни процедури за съхранение и подаване на ведомости за регистриране на работна заплата, W-2s, отчети за данъците върху заплатите, карти за времето и други записи за заплати.
Съвети
-
Актуализирайте процедурите си за заплати винаги, когато настъпят процедурни промени.
