По време на работния ден служителите следват няколко процеса, за да постигнат целите си. Тези цели се различават в зависимост от позицията и включват такива задължения като запис на записи в дневника, отговарящи на запитвания от клиенти или отстраняване на компютърни проблеми. Всеки отдел работи за различни цели и използва различни процеси за постигане на тези цели. Някои компании не разполагат с достатъчно време, за да опишат подробно бизнес процесите, които използват. Въпреки това, писането на бизнес процесите предлага множество предимства на една компания. Когато компанията документира своите бизнес процеси, тя създава подробни стъпки, с които може да ръководи настоящите служители и да обучава нови служители.
Напишете целта на бизнес процеса. Това изявление изброява причината и важността на следването на описания процес. Когато разработвате вашата цел, помислете защо служителите трябва да следват процеса и да поискат от ръководството какъв трябва да бъде резултатът от следването на процеса; Вашата цел трябва да предаде тези разбирания.
Идентифицирайте всяка стъпка, която се случва по време на процеса и напишете всяка стъпка като едно изречение.
Прегледайте всяка стъпка, за да определите дали тя добавя към завършването на процеса или използва ресурси без добавяне на стойност. Премахнете тези стъпки, които не допринасят за постигането на целта.
Идентифицирайте и избройте задачите, необходими за завършване на всяка стъпка. Включете информация за всички ресурси, необходими за завършване на стъпката и как да придобиете тези ресурси. Напишете всеки детайл в реда, в който трябва да се изпълни.
Начертайте блок-схема. Някои служители научават повече, като виждат визуална диаграма на процеса, отколкото стъпките за четене. Включете всяка стъпка и подробности, написани в процеса в блок-схемата.
Прегледайте цялостния процес, за да идентифицирате пропуснатите стъпки. След създаването на предварителен бизнес процес, прочетете документа от самото начало. Практикувайте всяка стъпка както визуално, така и физически, за да осигурите включването на всяка необходима стъпка. След като заключи, че бизнес процесът е завършен, отпечатайте окончателно копие на документа.
Съвети
-
Да предположим, че служителят, който чете бизнес процеса, няма предварителни познания за компанията или ресурсите му и включва стъпки, които изглеждат очевидни за опитния работник, защото тези стъпки може да не са очевидни за неопитния работник.
Създайте документа на бизнес процеса, като използвате софтуер за текстообработка. Това ви позволява да правите лесни промени по време на развитието на бизнес процеса.
