Докато дигиталната ера създава по-малко хартия, търсенето на електронно съхранение нараства. Насоките, създадени от екипа за управление на информацията на организацията за създаване, достъп, съхранение и евентуално унищожаване на записи, диктуват условията на жизнения цикъл на електронните записи. Жизненият цикъл на електронните записи включва създаването, използването, съхранението и разпореждането за повечето бизнес и държавни органи. Някои организации архивират някои записи, считани за безценни, като последната фаза от жизнения цикъл, когато не са унищожени.
създаване
Едно от най-големите предизвикателства пред всяка електронна система за управление е да се документира възникването на нови записи по логичен и последователен начин за бъдеща употреба, извличане и съхранение. Това, което представлява запис, се установява от ръководството за политиката на организацията, което е написано с оглед на федералните и щатските закони. Ако е правилно идентифициран в началото на жизнения цикъл, записът е лесно достъпен до изтичане на полезността на записа и неговото унищожаване. В зависимост от организацията, някои записи се създават автоматично от системата, когато определени данни се въвеждат в компютъра. Други системи изискват от човек да създаде ръчно запис.
употреба
Веднъж създаден по електронен път, той обикновено се разпространява и използва като информационен инструмент за бизнес или правителствени цели. Поради тази причина записите се съхраняват в хранилище за лесен достъп. Докато са активни, повечето записи се съхраняват, но се осъществяват чрез база данни с идентифицираща информация, която маркира записа.
Съхранение и поддръжка
След като файлът е бил използван и вече не е необходим редовно, записът често се съхранява като неактивен. Записите трябва да се съхраняват за достъп, преди да бъдат унищожени съгласно правилата, посочени като организационна политика. Част от причината за такъв акцент върху правилното съхранение е свързана с въпроси, свързани с неприкосновеността на личния живот. Благоразумната организационна политика разглежда сигурността като основна част от поддръжката на отговорните записи.
разпореждане
Записите трябва да са достъпни за определен брой години, за да се спазват федералните и държавни закони. Повечето организационни правила относно запазването и разпореждането на записи използват федерални и щатски закони като минимални изисквания за запазване на записа. Предприятията водят записи за съдебни дела, в случай че са принудени да защитават определени бизнес действия, предприети в миналото. Изключително важно е как да се изхвърлят записите. Тъй като електронните файлове могат да бъдат възстановени в експертни ръце, от решаващо значение е електронните файлове да бъдат изтрити, без да е възможно да се извлече информацията.
