Повече от всякога днешните мениджъри трябва да бъдат ефективни комуникатори - не само с онези, които виждат лице в лице, но и с тези, които работят от дома или от сателитни служби. Ако ви се е наложило да въведете двама души, които ще се „срещнат” по електронната поща, ще направите това, което е станало известно като „виртуално въведение”. Без да се възползвате от изражението на лицето и инфлексиите, е изключително важно да приемете подходящ тон и внимателно подбирайте думите си, ако приемем, че те ще бъдат разгледани толкова внимателно за това, което ще включите като това, което сте избрали да пропуснете.
Знайте публиката си, но останете верни на целта си. Първо трябва да се въведе един човек, а второто - внимателно да изберете поръчката. Например, ако въвеждате писател и редактор, които ще работят заедно по проект, би било уместно първо да се въведе водещият. Ако двамата запазят равен статут, но един има повече старшинство, първо споменете този човек.
Започнете с обяснение защо въвеждате. Изберете тон, който отразява мисията ви, знаейки, че тя може също така да определи тенора на връзката, която се опитвате да изградите. Вашият тон също трябва да отразява вашия мениджърски стил и изтънчено да предаде вашите очаквания. Например, бихте искали да кажете, че сте „щастливи да създадете връзка между двама талантливи членове на екипа, които иначе никога няма да имат шанс да работят заедно.”
Отделете равно време на всеки човек, като подчертаете ключовите моменти за техния произход и съответните таланти. Може да пожелаете да напишете един абзац за всеки човек, завършвайки с информацията за контакт на това лице. Поддържайте окото си на тренировка; ако изпотявате около един човек, не забравяйте да се изчерпите за другия.
Посочете очакванията си. Ако искате да говорят по телефона, кажете така. И им дайте краен срок за това. Определете един човек, който да поеме инициативата и да Ви докладва, че успешно са осъществили контакт.
Затворете виртуалното си въведение в положителна бележка - вероятно по същия начин, по който сте го започнали. Подчертайте надеждите си за производствено сътрудничество. Ако предавате положителна енергия, тя трябва да бъде заразна.
Съвети
-
Както при всички видове писане, не бързайте с виртуално представяне. Струва си да го оставите настрана, да се обърнете към други задачи и след това да се върнете към него със свеж чифт очи. Опитайте да го прочетете от гледна точка на всеки човек, прегледайте избора на думи и направете ревизии преди да го изпратите.
