В най-простия си вид вътрешният контрол е сумата от всичко, което вашият бизнес прави, за да идентифицира и намали рисковете, според САЩ.Малка бизнес администрация, често консумират около 5% от годишните приходи на бизнеса. Въпреки че предприятията от всякакъв мащаб срещат рискове от измами, кражби и злоупотреби с бизнес активи, малките предприятия с неадекватни процедури за документиране често са по-уязвими. Процедурите за документация допринасят и са част от силния вътрешен контрол.
Повишена отчетност
Докато добре развитите процедури за документация укрепват както превантивния, така и детективския вътрешен контрол, неадекватните процедури за документиране са основна причина, поради която някои фирми не разбират, че кражбата или измамата се случват, докато не стане твърде късно, отбелязва "Счетоводен вестник". Процедурите за официална документация дават насоки за прилагане на контрола и увеличават отчетността, тъй като служителите ви трябва да доказват и проверяват, а не просто да заявяват, че са следвали или са извършили вътрешен контрол.
Доказателствена стойност
Процедурите за документация създават проследими доказателства, включително кой е участвал в дадена задача или финансова сделка и кога и как е участвала. Можете да създавате процедури, като печат на време и дата, които работят зад кулисите, както и да зададете правила за документиране, които служителите да следват. И двете са еднакво важни за възстановяване на действия при проследяване на транзакции и създаване на одитни следи. Например, подписани талони за ваучери, копия от проверки за дребни касови бележки, идентификационен номер на служителя за влизане и компютърни печати за време и дата, осигуряват доказателства за следене на одита.
По-сигурно управление на информацията
Фактическите или сканираните прикачени файлове, бележките под линия във финансовия отчет и регистърът на промените в компютърните транзакции са примери за процедури за документиране, които допринасят и укрепват контролите за управление на информацията. Всички те са полезни за документиране на причините за коригиране или коригиране на хартиени или електронни бизнес записи, което в крайна сметка ви помага да предотвратите и откриете измами и кражби на служители. Съответният печат за дата и време и доказателства за предварително одобрение, като инициалите на ръководителя на отдела, още повече засилва контрола върху управлението на информацията.
По-добър контрол на качеството
В допълнение към предотвратяването на вътрешни и външни измами, процедурите за документиране на склада и управлението на инвентара могат да подкрепят контрола на качеството. Те включват изискване служителите в склада да преброяват, инспектират и документират повредени входящи и изходящи стоки. Процедурите за предотвратяване на измами и кражби, които допринасят за добър вътрешен контрол, включват правило за документация, което изисква от служителите да попълват, подписват и подават лист за избор на всяка изходяща поръчка на клиента и процедури за маркиране, които записват и идентифицират инвентарни позиции, включително описания, номера на части, единици измерване и количества.
