Искането за предложение (RFP) е документ, в който приканвате изпълнителите да наддават за желаната от вас работа. В него са описани подробностите за задачите, необходимите квалификации, условията на договора, крайния срок за подаване и инструкциите за отговор. Обикновено изпращате писмо за намерение няколко седмици преди действителното предложение за отговор на заявката за постъпване. Това дава на издателя на RFP представа колко отговори да очакват. Въпреки че можете да намерите качествени RFP и шаблони за писма за намерение онлайн, разумно е първо да проучите примери за това как трябва да отговорите и какво да включите или да изпуснете.
Дешифрирай детайлите
Преди да отговорите на RFP, прочетете го внимателно. В крайна сметка, вашето предложение за отговор трябва да включва подробности за това как ще постигнете резултати, които отговарят на изискванията. Бъдете предпазливи, ако изискванията за RFP не посочват ясно желаните функции или са двусмислени по какъвто и да е начин. Не желаете да се окажете недостатъчно в изпълнението на изискванията в края на проекта. Потърсете показатели, които определят как ще се измерва вашето съответствие. Оценка на санкциите за неспазване и претегляне на риска. Разберете как всеки договорен договор ще бъде документиран, наблюдаван и управляван за прилагане на споразумението. Ако емитентът е отворен за въпроси, свържете се с тях, за да разрешите всичко, което е неясно. След това можете да изпратите вашето писмо за намерение с увереност.
Основен пример и описание на писмо за намерение за ППП
След като решите да отговорите, незабавно изпратете писмо за намерение на фирмата за издаване на RFP, в която се посочва, че планирате да подадете предложение. Това гарантира, че ще получавате всякакви актуализации или промени в оригиналния RFP. Не отговаряйте с ръкописно писмо или използвайте имейл, освен ако изрично не сте инструктирани да го направите. Започнете вашето писмо, като посочите защо се интересувате. Потвърдете крайния срок. Включете вашата информация за контакт. Като пример за тялото на вашето писмо, тя може да бъде толкова проста, колкото:
„Бихме искали да посочим интереса си към посоченото искане за предложение (RFP) и да бъдем уведомени за всички актуализации, преди да представим на желаната дата.”
Можете, разбира се, да включите повече подробности. Избягвайте да задавате уточняващи въпроси, които могат да направят намерението ви двусмислено.
Какво ще кажеш за време за преговори?
Преговорите за цените обикновено започват по-късно, като например в началния етап на офертата, ако направите списъка с предложенията. Въпреки това можете да изберете да включите параграф или два в писмото за намерение, като очертаете нуждите от финансиране на проекта. Но имайте предвид, че отглеждането на финансови въпроси прекалено рано в процеса може да повлияе на шансовете ви за сключване на договор.
Изпратете го сигурно
Искате да сте сигурни, че вашето писмо пристига; изпратете го чрез сертифицирана поща, така че да получите разписка с документ за доставка. (Тази пощенска служба на Съединените щати предлага тази услуга за ниска такса; вижте уебсайта им за текущо ценообразуване.) Можете също така да проследявате информацията за доставка онлайн. След това трябва да сте готови да напишете действителното си предложение за определяне на договорните права и задължения.
