Ако сте собственик на бизнес, важно е да поддържате актуален списък на рекламните си места. Инвентарните позиции се считат за бизнес активи и трябва да бъдат изброени като такива във финансовите ви отчети. Също така се нуждаете от тази информация, за да изчислите точно колко застраховка ви е необходима в случай на кражба, пожар, наводнение или друг инцидент, който може да повлияе на инвентара ви. Ако възникне инцидент, инвентарният ви списък ще ви помогне, когато подавате застрахователна претенция.
Елементи, от които се нуждаете
-
компютър
-
Софтуер
Решете какъв тип компютърен софтуер искате да използвате, за да записвате и актуализирате рекламните си места. Много компании използват таблица на Excel, за да изброяват своите артикули.
Въведете информация като описание на всеки елемент; количества на артикулите; серийни номера на оборудването; името на производителя; покупна цена; и датата на покупката. Всеки тип бизнес ще включва различни неща. Адвокатска кантора може да има само офис оборудване; строителна компания може да има булдозери, камиони, ремаркета и инструменти; магазин за хранителни стоки може да има касови апарати, стелажи, хладилници, фризери и хранителни продукти, които продават. Голям магазин или компания може да се наложи ежедневно инвентаризиране на артикули; малък офис може да се нуждае само от инвентаризация на оборудването веднъж годишно. Не всичко трябва да бъде инвентаризирано. Офис консумативи като хартия, химикалки и хартиени клипове не е необходимо да бъдат инвентаризирани (освен ако нямате офис магазин за доставки). Като общо правило, трябва да инвентаризирате всичко, което бихте включили в застрахователния доклад.
Включете в компютъра си сканираните копия на квитанции от оригиналната си покупка.
Включете в компютъра си сканираните или цифровите копия на снимките от вашия инвентар. Например снимайте компютри, копирни машини, коли, камиони, бижута (ако притежавате бижутериен магазин), машини и др.
Запазете записите на компютъра си на сигурно място, където ще се изисква парола за достъп. Дайте тази парола само на тези, на които имате доверие.
Уверете се, че имате няколко копия от инвентара си на сигурно място. Предоставете електронно копие на инвентара си на своя адвокат, счетоводител и застрахователен агент.
Помислете за получаване на сейф във вашата банка, където можете да съхранявате печатни и електронни копия на вашия инвентар.
