Ако има едно нещо, което служителите са склонни да харесват по-малко от срещите, то е, когато времето на срещата се промени, принуждавайки ги да променят графиците си по съответния начин. Въпреки това е много по-лошо за вашите служители да бъдат неинформирани. Поддържайте служителите си в цикъла, като пишете бележка, която ги предупреждава за промяната. Те може и да не харесват посланието, но те ще оценят, че Вашата бележка - като всички най-добри форми на вътрешна комуникация - е кратка и по същество.
Напишете информационното заглавие на вашата бележка. Напръскайте наляво и на четири отделни линии, напишете "Датата", "До", "От" и "Тема". Всяка от тях трябва да бъде последвана от двоеточие. След „От:“ напишете името и заглавието си.
Напишете не повече от три отделни параграфа за промяна на времето за срещата, двойно разстояние между параграфите. В първия параграф посочете предишното време и отложеното време на заседанието. Посочете дали мястото на срещата се е променило или е останало същото.
Обяснете причината за промяната на времето по положителен начин. Служителите могат да поставят под въпрос защо времето на срещата се е променило, но има потенциал за застрашаване на поверителната организационна информация. Отговорете на въпроса положително, като кажете: „Времето за срещи се промени, за да отговаря по-добре на нуждите и графиците на всички, чието присъствие е необходимо на срещата.“
Напишете оптимистичен трети параграф. Например: „Благодаря предварително за съдействието ви при приемането на тази промяна в графика. Очаквам с нетърпение да ви видя (време и място на срещата)."
Напишете вашите инициали след името си, за да получите допълнителна присъствие и доверие. Не е необходимо да подписвате дъното на бележката, защото името ви е отпечатано в горната част на заглавието.
Проверете и редактирайте бележката си, преди да я разпространите. Никога не позволявайте на служител да открие грешка в някой от вашите комуникационни материали.
Разпространете бележката правилно и за най-добра експозиция. Не забравяйте, че не искате отсъстващите служители да се връщат към легендарната офис линия: "Предполагам, че не съм получила бележката." За допълнителна „застраховка“ направете копие на бележката за всеки служител и го поставете в пощенската му кутия или на бюрото му.
