Срещите могат да станат без подходящо планиране, дори с ясна цел и подходящи участници. Използването на дневен ред за планиране на среща може да помогне на сбирката да работи гладко и ефективно по отношение на ключови въпроси или теми. Предварително планиране дава на присъстващите на срещата знания за това какво да очакват, време за подготовка и осигурява ред, в който ще се обсъждат нещата. Друга причина, поради която програмите са популярни, е, че те пестят на всички времена.
Какво е Програма?
Казано по-просто, дневният ред е списък или план. Този списък включва теми и проблеми или проблеми, които ще бъдат обсъдени по време на среща. Съществуват различни форми на дневен ред; Целта и видът на срещата ще определят кой формат на дневния ред да се използва. Видовете програми, които обикновено се използват, включват неформални, формални, приоритетни и срочни. Запознаването с всеки формат на дневния ред ще ви позволи ефективно да изберете подходящия тип за вашите нужди.
Неформална и формална
Неформалният дневен ред основно се отнася до неофициален списък от въпроси, които ще бъдат обсъждани по време на среща и често се хвърлят заедно в последната минута. Официален дневен ред следва повече формат. Този формат включва вида на срещата, изброява фасилитатора на срещите и изброява всички участници. След това дневният ред следва определен ред: покана за поръчка, покана, протокол от последното заседание, открити въпроси, нов бизнес и отлагане.
Приоритети и времеви
Приоритетните програми следват приоритетна система. Елементите се подреждат според възприеманата важност за групата. След това темите се обсъждат в този ред. Времевите програми се отнасят до използването на определена времева линия за срещата - обикновено се назначава времемер, за да се поддържа задачата. В този формат дневният ред ще бъде съставен във времеви интервали. Например, 9: 30-9: 35: общуване / загряване, 9: 35-9: 40: цел на прегледа и желания резултат, 9: 40-9: 50: преглед на минути от последната среща.
Долен ред
Не се колебайте да поискате информация от други участници при изграждането на дневен ред. Участниците могат да дадат ценна информация за това кои теми или въпроси трябва да бъдат обсъдени. Наличието на подходящи участници е ключът към една добре планирана и успешна среща. Всички програми следва да съдържат целта на сесията; имат ясни желани резултати; класифициране на темите на дневния ред като обмен на информация или обработка на информация; и завършва с обобщаване на тема и обсъждане на следващите стъпки.
