Тъй като вашият малък бизнес е във възход, вие не само ще откриете, че плувате в равна степен на отговорност и удовлетворение; и вие ще преминете през цял куп жаргон. Сред най-малко забавните жаргони е видът, който се отнася до бизнес разходи - знаете, термини като капиталови разходи, значителни активи, амортизация, обезпечен дълг и дългово финансиране.
Когато някой търси бизнес жаргон, казва „изплащане на пари в брой“, смисълът се свежда до прости парични потоци. В повечето случаи - ако искате да направите живота си по-лесен - можете дори да го наречете плащане, но точната дефиниция става малко по-конкретна.
Какво точно е изплащането на пари в брой?
Знаем, че изплащането на парични средства е изходящ паричен поток или плащане на пари. Но какво можеше да покрие този изходящ поток?
Изплащането на пари в брой често е насочено към оперативни разходи, стоки и услуги, необходими за бизнеса и сметките, които плащате за извършване на нормални бизнес дейности, но те също могат да плащат лихви по заеми. По същия начин те могат да бъдат под формата на изплащане на дивиденти или разпределяне на печалбата на акционерите. Това са широките стъпки, но в ежедневието на малкия бизнес някои от най-често срещаните видове парични плащания са дребни касови разходи и дори възстановявания на клиенти направени директно от касовия апарат.
Макар да звучи като оксиморон, като се има предвид самият термин, изплащането на пари в брой не трябва да бъде под формата на хартиени пари; изплащането на пари в брой може да бъде изплатено и в пластмасови, чекови или електронни трансфери на средства.
Процес на изплащане на пари в брой
Обикновено предприятията използват система за плащане на сметки (включително различни видове софтуер, платими по сметки, често използвани от малкия бизнес), за да раздават парични плащания. По същия начин системата на работната заплата на вашия бизнес може да извършва плащания в брой. Някои фирми могат да възложат процеса на изплащане на пари в брой на тяхната банка.
В противоположния край на спектъра, плащанията в брой могат просто да бъдат изплатени чрез дребни парични средства от едната ръка на другата. Дребните пари обикновено се използват от служителите, за да правят малки, свързани с бизнеса покупки, като малки офис консумативи, обяд с клиент или пътуване с Lyft до мястото на работа. Това са типовете незначителни покупки, които не изискват писмен чек или електронно прехвърляне на средства.
Защитете се с контролни процедури
Докато изплащането на дребни парични средства е толкова лесно, колкото изплащането на пари в ръката на служителя, те изискват контролни процедури, точно като изплащане на пари в брой чрез чек или банков превод. Терминът "контролни процедури" може да звучи малко смущаващо, но в този случай, това просто означава, че трябва да записвате паричните плащания на Вашия бизнес конкретно, водене на записи чрез дневник за физическо плащане или цифров счетоводен софтуер (или и двете). Това ви дава хартиени следи и помага да се защитят счетоводните данни на вашия бизнес, които идват при данъчен сезон, като същевременно ви помага да следите бюджета си през цялата година.
За дребни парични средства се уверете, че получателите получават разписка за всички направени бизнес покупки и съхраняват тази разписка заедно с ваучер за дребни пари, в който се посочва името на снабдителя и описание на покупката. Като цяло, независимо дали се подават в цифров или по аналог на старата школа, всяко изплащане трябва да се направи заедно с отчет, включващ информация за вида на разходите, датата, сумата, получателя, формата на плащане и бележката, описваща всички други подходящи подробности. Ако сте изплатили изплащането на пари в брой като изплащане на дивидент, запишете го във вашия дневник или софтуер като намаление на корпоративния капитал. По същия начин, възстановяванията в брой, направени от датата, следва да се записват като намаление на продажбите.
Най-добре е да съхранявате записи за изплащане на пари в брой в продължение на седем години, за да увеличите максимално защитата си в случай на данъчен одит. Разбира се, това може да отнеме малко офис пространство (или пространство на твърдия диск, или облачно съхранение), но е повече от струва тежестта си в спокойствие.
