Изплащането на парични средства е начинът, по който една организация, като например бизнес или държавна агенция, управлява използването на средства. Изплащането се извършва в различни области на бизнеса или в различни сметки, създадени за доходи на служителите и за други цели. Организациите разработват вътрешен контрол или самостоятелно създадени правила и правила за изплащане на парите по този начин. Такива вътрешни контроли обикновено са необходими за функционирането на организацията, но те идват с присъщи слабости, които лидерите на организацията трябва да отбележат.
Неправилни контроли
Вътрешният контрол се създава и се решава от бизнеса, обикновено от борд на директорите за корпорация, но от лидери във всички видове организации. Тези решения не винаги са подходящи. Контролът може да бъде твърде слаб в някои области, причинявайки опасения за сигурността и прекалено строги в други, което води до отнемащи време и неподходящи финансови закъснения. Това е една от причините организациите да решат да извършат одит специално за вътрешен контрол, за да получат външно мнение.
Липсващи контроли и специфични обстоятелства
Ако вътрешният контрол не се регулира от външен орган, има и възможност някои от необходимите контроли да бъдат пропуснати. Например, една организация може да има подробен контрол за изплащане на пари в брой за нормални бизнес проекти, но може да бъде на загуба, когато става въпрос за плащания за нова програма за безвъзмездни средства, просто защото не са създадени правила за това обстоятелство. Такива слепи петна могат да доведат до бъдещи проблеми с недостатъчен контрол.
отговорност
Отчетността се отнася до сигурността на вътрешния контрол и способността им да издържат на злоупотреби и злоупотреби. Когато се занимават с големи плащания в брой, злоупотреби и други видове кражби или измами са възможности. Вътрешните контроли, които имат дефектни системи за проследяване (като липса на влизане в системата) или други проблеми, имат лоши функции за отчетност. Те създават пропуски, които могат да накарат една компания да загуби пари чрез безскрупулно поведение.
Проблеми с непрекъсната адаптация
Изплащането на пари в брой рядко се прави по един и същи начин през целия живот на организацията. Системите и процесите на одобрение се променят с формата на организацията и с развитието на нови технологии. Мерките за сигурност могат да променят каналите, чрез които се движат паричните средства. Новите правителствени разпоредби могат да добавят още стъпки. Но вътрешните контроли може да не се променят толкова бързо, че дадена организация изостава, когато се опитва да отговори на новите изисквания с остарели стратегии.
