Коментирането на работата на служителя може да се осъществи по време на годишната оценка на работата или коментарите могат да бъдат предоставени по време на неформални разговори с служител. Надзорните органи, които оценяват работата на служителите, трябва да следват определени протоколи и фирмени практики, когато дават на служителите обратна връзка за техните нива на изпълнение. Коментари относно работата на служителите трябва да се правят по рационален, добре документиран начин с достатъчна възможност за служителя да даде своя принос.
Прегледайте досието на персонала на служителя. Ако провеждате годишна оценка на изпълнението и възнамерявате да предоставите коментари като част от срещата за оценка, прегледайте цялата налична документация за периода на оценка. Например, дисциплинарни и коригиращи меморандуми, записи за присъствие, трудови дневници, похвали и самооценки на служителите са материали, които трябва да прегледате, преди да се срещнете със служителя, за да предоставите коментари относно изпълнението. Погледнете работата на служителя в неговата цялост, преди да съставите коментари за период на оценка по време на годишна оценка.
Планирайте време да се срещнете със служителя за неговото изпълнение. Ако служителят не е предвидил среща с вас, за да обсъди представянето, кажете й точно какъв е предметът на срещата и я насърчете да донесе подходящи материали и бележки за изпълнението си. Напомнете на служителя, че срещата трябва да бъде разговор, а не едностранен доклад за нейното представяне, без каквито и да е служители, които не са въвели или са получили обратна връзка.
Започнете срещата с положителна бележка, като признаете приноса на служителя, неговата квалификация и начина, по който компанията оценява своите умения и квалификации. Предоставете коментари и архивирайте коментарите си с документация. Придържайте се към факти и лични наблюдения на въпроси, свързани с работата. Въздържайте се от използването на обвинителен тон, когато предоставяте конструктивна обратна връзка и не разчитате на информация от втора ръка, освен ако няма писмена документация, която да подкрепи наблюденията на другите. Ефективното общуване с вашия служител по време на тази среща е от съществено значение. Nolo, доставчик на правна информация за работодателите, предоставя съвети за предоставяне на обратна връзка от служителите в неговия ръководство, озаглавено "Как да извършим оценка на служителите". В него се казва: "Фокусирайте се върху това колко добре (или лошо) работникът върши работата - не по личните характеристики или черти на работника."
Прегледайте конкретни инциденти, в които сте наблюдавали как служителят изпълнява служебните си задължения. Осигурете балансирана обратна връзка - с други думи, не се фокусирайте върху строго конструктивна или отрицателна обратна връзка, дори ако това е била целта на вашия разговор. Дайте примери за представянето на служителите, които отговарят на очакванията на компанията. Идентифицирайте областите, в които смятате, че служителят демонстрира отлични резултати, и отбележете области, в които може да подобри работата си.
Документирайте разговора си със служителя. Ако срещата е кулминацията на атестирането, предоставете на служителя копие от документа за оценка и я помолете да го подпише. Ако това е неофициална среща, в която предоставяте конструктивна обратна връзка и предложения за подобрение, ангажирайте служителя в диалог за това как да подобрите работата си. Попитайте каква подготовка и ресурси тя трябва да подобри, и посочете кога ще я последвате, за да предоставите необходимите инструменти. Ако срещата е за обсъждане на изпълнението, което надвишава очакванията на компанията, кажете на служителя, че ще обобщите вашите коментари и ще сложите копие от резюмето в нейния личен файл, както и ще й предоставите копие.
