Ефективното общуване със служителите е едно от предизвикателствата да бъдеш мениджър. За разлика от личния разговор, в който посланието може да бъде приспособено към лицето, което го получава, когато говорите с служителите като цяло, трябва да говорите в стил, подходящ за всеки. Това може да бъде особено трудно, когато пишете отрицателна бележка - такава, която е критична или която доставя лоши новини. Пенингът на подобно съобщение изисква мениджърът да бъде директен, но и тактичен. Целта трябва да бъде насърчаването на служителите ви да променят действията си, без да предизвикват лоши чувства.
Първо предайте лошите новини. Когато пишете отрицателна бележка, най-добре е да стигнете до лошите новини веднага. Включването на значителен обем на посланието има няколко недостатъка: първо, може да звучи като закъснение; второ, някои служители могат да спрат да четат, преди да стигнат до точката на бележката; и трето, ако съобщението е било очаквано, много служители ще пропуснат въвеждането. Тонът на този раздел трябва да бъде ясен, а фактите ясно изложени. Опитайте се да избегнете гняв или прекомерна негативност.
Предложете насърчение. След като сте изложили лошите новини, променете тона и фокуса на вашата бележка, така че да е малко по-оптимистична. Ако вашето писмо е критично, предлагайте думи на похвала и насърчение. Ако сте доставили неприятни новини, подчертайте положителните. Целта на вашата работа като мениджър е да ръководите, задача, която никога не е по-важна от времето на трудности.
Представете решение. Една от дилемите, с които служителите често се сблъскват, когато получават отрицателна бележка, не е да знаят какви действия трябва да предприемат техните ръководители. В третата и последната част на писмото очертайте ясен курс на действие, който служителите могат да предприемат, за да подобрят ситуацията. Тази инструкция трябва да предоставя ясни стъпки за служителите и трябва да бъде изпълнена с оптимистичен тон.
Прочетете го на глас. Преди да изпратите бележката, трябва да я прегледате и след това да я прочетете на глас. Прочетете го на глас първо на себе си и след това на поне още един човек, който може да предостави обратна връзка. Слушайте внимателно собствения си избор на думи и се опитайте да чуете всеки език, който може да бъде неправилно изтълкуван. След като направите тези корекции, писмото трябва да бъде коригирано за граматика, пунктуация и правопис - за да покажете на служителите си, че сте написали писмото с грижа.
