Бизнес срещите изискват график, организация, ръководство, водене на отчет и проследяване. Как ще се реализира вашият проект ще зависи от вземането на решения и действията, които ще произтекат от съвместните усилия, постигнати от срещата.
Елементи, от които се нуждаете
-
дневен ред
-
Конферентна зала
Изготвяне на дневния ред на заседанието. В дневния ред се очертават всички въпроси, които изискват обсъждане за решения, които са необходими за осъществяване на вашия проект или цели. Избройте всички известни проблеми в сбита форма с точки. След като изготвите дневния ред, ще знаете въпросите и ще знаете кой трябва да присъства на срещата.
Изпратете масово имейл или направете телефонни обаждания до всички лица, които трябва да присъстват на срещата и да поискат тяхната наличност с дати и часове през един седмичен период, ако имате няколко участници. Това само по себе си може да бъде обезсърчаващо предизвикателство поради натоварените графици. След като имате достъп до всички, препратете справки по график за налична дата и час. Планирайте достатъчно време за провеждане на срещата и изпратете известие до всички присъстващи за датата, часа на започване, крайния час и мястото на срещата, както и копие от дневния ред.
При подготовката за срещата да бъдат раздадени копия от дневния ред на всички присъстващи заедно с всички документи, които ще бъдат обсъдени. Дисплеите и презентациите на Power Point трябва да са готови за показване с молове и всички необходими проектори, лаптопи и екрани. Също така организаторът на срещата трябва да бъде подготвен да ръководи заседанието, а записващото лице трябва да присъства на заседанието, за да води бележки.
Организаторът / ръководителят на срещата трябва да поддържа дискусията на път. Дискусията неизбежно ще доведе до тангенциални въпроси и дискусии извън темата, така че лидерът трябва да се увери, че дискусията в крайна сметка ще се върне към точките от дневния ред. Лидерът трябва също да следи времето и да води дискусията, за да удари всички точки от дневния ред. Ръководителят трябва да предостави кратко описание на точките от дневния ред, за да започне дискусията и да зададе въпроси или да поиска информация от присъстващите, за да получи необходимата информация. Ръководителят трябва да сключи всяка позиция за действие с лицето, отговорно за попълването на статията и с прогнозен график за завършване.
След като всички точки от дневния ред бъдат сключени, групата следва да насрочи последващо заседание, ако е необходимо, или да насрочи редовни срещи на договорения ден и час.
Документът трябва да състави бележките си в протоколи от срещите, организирани в очертан формат. След това проектът на протокола трябва да бъде изпратен на участниците в заседанието, за да потърсят коментари, поправки или промени. Окончателните протоколи от срещите след това трябва да бъдат разпределени между участниците и използвани за последващи действия и като основа за дневния ред на следващата среща, ако е необходимо.
