Обикновено се използват в публичния сектор, брифингите са кратки документи, които включват резюмета на конкретен въпрос и предложения начин на действие, за да се придружават от него. В бизнес среда, ръководен документ може да бъде използван от изпълнителен асистент, за да информира главния изпълнителен директор за въпрос, който ще бъде обсъден на следващото заседание на управителния съвет, например. В този случай главният изпълнителен директор може да иска да знае предисторията и контекста на проблема и следващите стъпки, за да може тя да обсъди спецификата с членовете на борда. Ако искате да напишете информационен документ за някого във вашия бизнес, не забравяйте да го запазите точен и сбит.
Формат на брифинг
Както подсказва името, библиографските документи трябва да бъдат кратки. Обикновено трябва да държите хартията си на две страници, така че да бъде лесно четена и усвоявана. Целта на брифинга е да информира получателя за сложен въпрос, да предостави контекста на високо ниво и да включи препоръки за това какво да се направи. Това му помага да е наясно с най-важните моменти, за да вземе необходимите решения или да изпълни всякакви свързани задачи. Документите за брифинг са написани на ясен, ясен език и често включват точки с куршуми вместо плътни абзаци, така че те са лесни за сканиране.
Началото на брифинг документа
Включете името на кой пишете документа за инструктаж, текущата дата и темата на информационната бележка в горната част. Много информационни бележки започват с раздел „Цел”, който се използва за идентифициране на причината за бележката. Това ще помогне на читателя да разбере защо тази информация е важна за тях.
Целта на този документ е да информира президента за подробностите, свързани с полицейския инцидент в нашия офис в Сейнт Луис на 3 септември. Тъй като инцидентът стана национална новина, президентът може да получи въпроси от представители на медиите.
Алтернативно, някои информационни бележки започват с раздел „Проблеми“, където можете да включите всички проблеми, които трябва да бъдат решени.
Основен текст на брифинг документа
Тялото на брифинга трябва да включва раздел „Ключови съображения“, където можете да отбележите контекста или фона на проблема и всякаква информация, която читателят трябва да знае.
Неща, които трябва да се вземат предвид: извършителят не е и никога не е бил служител на тази компания. Той действаше сам, без помощ от никого в нашето заведение. Докато служителите отваряха сигурни врати, те го направиха принудително и в съответствие с процедурите за безопасност. Трима служители ще бъдат украсени от полицейското управление в Сейнт Луис за тяхната смелост, за да помогнат за подчиняването на извършителя.
След това очертайте предложения начин на действие в раздел „Следващи стъпки“. Тук можете да включите възможни резултати и сценарии въз основа на наличните решения.
Помощ при даване на отговор
Някои брифинги също включват “Бележки за говорене”. Тук можете да включите конкретни точки, които читателят трябва да адресира, ако те говорят или провеждат среща, свързана с темата. Вместо да напишете реч, която трябва да прочете, е по-добре да включите кратки куршуми с темите, които трябва да споменат. Това ще им помогне да обяснят въпроса със собствените си думи.
В края на вашия информационен документ, включете вашата информация за контакт, така че читателят да може лесно да достигне до вас, ако имат някакви въпроси.
