Екипни брифинги са ефективни срещи, използвани за разпространение на информация до различни отдели и групи в рамките на организацията. Провеждането на брифинг изисква да бъдете максимално организирани и да имате определен дневен ред, тъй като най-уместната информация трябва да бъде издадена без загуба на време. Друга информация, която не е подходяща, може да бъде запазена за друга среща. Брифинг сесиите също така позволяват на членовете да предлагат идеи и актуализации, ако са структурирани правилно.
Изготвяне на дневен ред с конкретното време, през което ще се обсъжда всяка тема. Един дневен ред помага на всеки да изпълнява задачата и им позволява да знаят предварително какво да очакват на брифинга. Избройте само важната и уместна информация в дневния ред. Оставете време в края на дневния ред за групова дискусия.
Свържете се с участниците предварително по електронна поща, факс или телефон, за да могат да подготвят материалите си, за да бъдат обсъдени на срещата. Можете да разрешите на различни членове да допринесат за различни части от брифингите. Дайте им достатъчно време за подготовка и им дайте времева рамка, така че информацията, която предоставят, е кратка и съответства на определената част от дневния ред.
Започнете срещата си с добри новини, като напредъка на организацията или отдела. Обсъдете всички бъдещи политики и процедури, които ще бъдат изпълнени. Изберете хора, които ще бъдат неразделна част от бъдещите планове, които представяте, и посочете постижими цели, които трябва да бъдат изпълнени преди следващия брифинг.
Отделете допълнителни минути за открити въпроси или проблеми, които могат да бъдат обсъдени. Може да не сте предвидили тези теми, когато първоначално изготвяте дневния си ред. Допълнителното време също така позволява на членовете да ви информират за всякакви недостатъци или проблеми, които могат да им попречат да постигнат определена задача до следващата брифинг сесия.
