Редовно планираните сесии за брифинг за персонала са основен инструмент за комуникация. Вместо да разчитате на бележки или имейл, вие използвате подход лице в лице. Това не само предлага възможности за предоставяне на подходяща информация, но и за отговор на въпроси и изясняване на потенциалните недоразумения. Въпреки това, за разлика от други видове срещи, брифингите обикновено се фокусират върху бизнес или проектни операции и продължават не повече от 15 минути до 30 минути.
Основни правила
Макар че брифингите често са неформални, основните правила за добро поведение и комуникация трябва все още да се прилагат. Кратката времева рамка налага да се установят правила, които да гарантират, че другите слушат, когато някой говори, които поддържат комуникацията на място и професионални, и които насърчават въпроси и продуктивна обратна връзка. Освен това, тъй като брифингите се съсредоточават върху предоставянето на актуализации и друга подходяща информация, членовете на персонала трябва да разберат, че това не е място за обсъждане на фирмени политики или решения.
Работа от предварително определен дневен ред
Подгответе дневен ред точно преди началото на брифинга. Това е необходимо, за да се уверите, че брифингът включва както стандартни елементи, така и всякакви новини. Например, дневният ред за брифинг за персонала преди смяната може да включва задания за работа, корекции в графика и информация за събития, които са се случили по време на предишната смяна. Можете да разпределите дневния ред или да помолите членовете на персонала да си водят бележки. Целта е да ви държим на път и да сте сигурни, че брифингът е от полза.
Започнете с взрив
Прекарайте първите две минути на всеки брифинг, енергизиращ и мотивиращ служителите. Започнете с анонси на добри новини, като поздравленията на екипа за постигане на целите за продажби от предишния ден, посрещане на нов служител или обявяване на датата на деня на преценката на служителя. Според Алберт Менса, професионален треньор и автор, това, за което говорите, не е толкова важно, колкото дали то носи мотивационен ефект.
Резервирайте въпроси за края
Запазете по-голямата част от времето за разпространение на информация. Кажете на членовете на персонала, че ще се занимавате с въпроси и изясняване на информацията в края, а не по време на брифинга. Това е важно, за да сте сигурни, че ще останете в рамките на сроковете и ще обърнете внимание на вниманието на всички към информацията. Ако не можете веднага да отговорите на въпрос, получете отговора след приключване на инструктажа и последващите действия във възможно най-кратък срок, особено по отношение на чувствителни към времето въпроси.
