Дейностите по събиране формират неприятна задкулисна необходимост, когато някой дължи пари на вас или на вашия бизнес и изглежда не желае да плаща. Вместо да се занимавате с отнемаща време и безплодна игра на телефонни етикети с човек, който има всички основания да избягва вашите обаждания, напишете делово, задълбочено писмо като осезаемо напомняне за дълга. Имейл съобщенията могат да отнемат по-малко време и да се подготвят от мастилото на хартия, но фактът, че се опитвате да общувате по пощата, подчертава искреното и сериозно намерение за осигуряване на плащането.
Елементи, от които се нуждаете
-
бланка
-
Копие на фактурата
Напишете писмото си на официалната бланка на фирмата или организацията, на която забавеният получател дължи плащането. Ако не съществува такава бланка, отворете писмото с името или адреса на вашата организация. Следвайте тази информация с пълното име и адрес на лицето или юридическото лице, което ви дължи плащане. Посочете номера на сметката на получателя и номера на фактурата или транзакцията преди поздрава, който идентифицира получателя.
Използвайте официален личен поздрав. Обърнете се към получателя като „Уважаеми г-жо Джоунс“ или „Уважаеми г-н Смит“. Започнете с „За кого може да се отнасяте“, ако нямате пълна информация за контакт с дадено лице.
Поддържайте професионален, сърдечен, оптимистичен тон, дори ако чувствате дълбоко чувство на неудовлетвореност. Съсредоточете прозата си върху идеята, че получателят е пропуснал фактурата ви и просто се нуждае от напомняне, за да направи подходящ превод.
Посочете размера и характера на дълга, включително пълните подробности за покупката или услугата, за които плаща. Включете датите за транзакция и доставка, както и всяка друга идентифицираща информация.
Посочете какво очаквате от получателя, включително колко скоро очаквате плащането. Изяснете всякакви санкции, включително лихви или такси за закъснение, които вече се прилагат или ще се прилагат.
Въведете информацията си за контакт, така че получателят да може да се свърже с вас, за да изясни ситуацията или да поиска удължаване на плащането. Посочете вашия пряк телефонен номер и имейл адрес, дори ако те се появяват на самата бланка. Затворете с благодарността си за незабавното внимание на наредителя и за потвърждаването на стойността, която поставяте на вашите работни или бизнес отношения.
Съвети
-
Старата поговорка, че "ще хванеш повече мухи с мед, отколкото с оцет", се прилага изобилно към напомнянията за плащане. Освен ако това писмо не представлява окончателно искане, оставете място за перспективата факта, че фактурата се е заблудила или получателят е получил някакво злополука, която е пречила на вниманието му към данните за плащане.
Приложете копие от съответната фактура или декларация. Ако включите плик за самообслужване за превод, споменете го в писмото си.
Внимание
Ако вашето писмо очертава конкретни действия, които планирате да предприемете като част от усилията за събиране, включително съдебни производства за малки искове или други мерки, бъдете готови да следвате мерките, които очертавате.
