Хората водят оживен живот и не винаги си спомнят кога трябва да направят нещо. Изпращането на напомнящи писма за краен срок може просто да бъде професионална учтивост или може да бъде част от системата на вашите сметки. Тонът на тези писма зависи от причината, поради която изпращате напомняне. Например, ще използвате подкрепящ тон, ако напомняте на заетите родители за крайния срок за записване в летен лагер. Едно бизнес писмо, заплашващо правни действия, ако сметката не е платена, изисква различен подход. Ефективните напомнящи писма се изпращат доста преди крайния срок, за да се даде на получателя време да действа.
Напиши писмото с разговорен тон, ако писмото е предназначено за приятелско напомняне. За приятелско писмо използвайте първия абзац, за да започнете писмото по един безгрижен начин, като например да направите наблюдение за това как пролетта бързо се доближава до края си, а това означава, че крайният срок за записване за летен лагер бързо се приближава. За строго служебно писмо, веднага се свържете с въпроса, като посочите защо пишете и защо получателят трябва да отговори на писмото.
Започнете втория параграф, като ясно посочите крайния срок. Дайте ясна, конкретна информация за крайния срок, като сряда, 7 декември, в 17:00 ч. ЕТ. Времето е по избор, но е полезно в някои случаи.
Дайте ясни инструкции как да спазите крайния срок. Възможности, включително изпращане на плащане, така че да бъдат получени на или преди крайния срок, или да се регистрират онлайн за функция преди крайния срок. Посочете друга важна информация, като дължимата сума за плащане или друга информация, необходима за изпълнението на задачата.
Кажете на получателя последствията от липсата на крайния срок. Например, посочете, че хората, които се регистрират след крайния срок, ще плащат по-висока такса или че няма разпоредби за късно регистриране.
Завършете с допълващо затваряне, като "Warm regards" или "С уважение".
