Напомнящите писма са полезни, когато се свързвате с клиенти, които може да са забравили да платят сметка, както и да се свържат с хора, за да им напомнят за среща или събитие. За тези клиенти, които често използват електронна поща, можете да изпратите имейл за напомняне, което е много удобен начин за бързо достигане до тях. Онлайн писмата изискват подробно внимание към всяка дума, за да се гарантира, че писмото ви не звучи агресивно или грубо, а правилната граматика е задължителна.
Проверете точността на информацията, за която искате да напомните. Изпращането на напомняне за колекция с неточна информация ще обърка и евентуално ще разгневи клиента. Напомнянията за срещи и събития следва да включват и точна информация, за да се гарантира, че лицата ще направят това назначение или ще присъстват на това събитие, когато бъдат поискани.
Потвърдете възможността информацията да е неточна или клиентът вече е изпратил плащане. Изявление, показващо, че можете само да видите собствените си записи и че нямате друга информация, до която можете да се обърнете, може да помогне на лицето, което чете писмото, да разбере вашата цел от ваша гледна точка. Признавайки, че партията наскоро е изпратила плащане и това плащане не е отразено в писмото, ще ограничи ядосан отговор от получателя на напомнящото писмо.
Бъдете любезни и се отнасяйте с клиента, както бихте искали да бъдете лекувани, ако ви изпратиха напомнящо писмо. В живота на всички се случват пропуски, пропуски и смекчаващи обстоятелства. Прекалено груби или неуважителни коментари във финансово напомнящо писмо няма да помогнат за получаване на парите от лицето, на което изпращате писмото. Вместо това, дръжте писмото прецизно и обсъдете само спецификата на сметката по един учтив начин - като избягвате груби или вредни забележки.
Включете оригиналната информация за фактуриране, когато изпращате напомнящо писмо с искане за плащане. Много клиенти ще поискат да видят първоначалното таксуване, ако са забравили за какво е предназначен този профил. За да спестите време, включете оригиналното фактуриране в напомнящото писмо до клиента. Оригиналната информация за фактуриране може да бъде връзка към сметката на клиента онлайн, когато изпращате напомнящо писмо по имейл.
Заявете отговор. Запитването за отговор от клиента може да включва искане за плащане на плащане, обратно обаждане по телефона, отговор по имейл или попълване на правилната информация за контакт и връщането му на вас. Като питате за отговор от клиента, по учтив начин, вие сте по-склонни да отворите клиента до обсъждане на сметката и получаване на плащане от клиента.
Предоставете информация за връзка, за да се свържете с вас. Уверете се, че имате цялата информация за контакт в имейла с напомнянето. Физическият адрес или пощенският адрес може да не са достатъчни; включете имейли, уебсайтове, телефонни и факс номера, за да дадете на клиента възможно най-много начини да се свържете с вас.
