Въпреки че много хора смятат срещите за загуба на време, те са ефективен начин за споделяне на информация, проследяване на напредъка на голям проект и подобряване на комуникацията между членовете на екипа. Важно е всички участници да присъстват на срещата и да пристигат навреме, за да предотвратят ненужни забавяния. Един ефективен начин за подтикване на участниците да присъстват навреме е да изпратят на всеки напомняне за предстоящата среща няколко дни преди да е насрочено.
Изпратете имейл до всички участници в срещата няколко дни преди срещата.
Въведете имейл адресите на всички, които се очаква да присъстват в полето „До“ на шаблона за имейл, след което започнете да съставяте съобщението си.
Включете важни подробности като дата, час и местоположение. Можете също така да прикачите дневен ред, ако има такъв. Това ще помогне на участниците да се подготвят за срещата.
Ако срещата включва само няколко души, може да предпочетете да изпратите текстово съобщение до всички. Това предупреждава участниците на насрочената среща и изпраща информация директно на мобилните си телефони. По този начин те могат да проверяват детайли като време и местоположение на срещата само с едно натискане на бутон, където и да се намират. (Уверете се, че имате правилен телефонен номер на всички. Съобщенията, които случайно са изпратени до стационарна линия, няма да бъдат получени.)
