Писането в бизнес формат е различно от другите видове писане. Указанията са по-строги и стилът, в който пишете, обикновено е предопределен. Целта при писане в бизнес стил винаги е да изглежда професионално. Голяма част от писаното от вас ще бъде за съществуващи или потенциални клиенти, колеги или началници. Някои от тези документи могат да повлияят на това колко добре се справяте вие или вашата компания, така че спазването на указанията е от съществено значение.
Използвайте блоков, модифициран или полублоков формат, когато пишете бизнес писмо. Най-често се използва блоков формат. В този формат всичко е оправдано отляво и с едно отстояние, с изключение на двойното интервал между параграфите.
Напишете документа си за аудиторията. Фокусирайте се върху техните нужди и интереси вместо на вашите. Помислете какво трябва да знаят читателите и да определят подходящия начин да предадат информацията на тези конкретни читатели.
Използвайте официален тон, когато пишете на началници или клиенти. Използвайте неформален тон за бележки или имейли до колегите.
Акцентирайте върху положителната информация и се съсредоточете върху ползите за читателя. Това е особено важно, когато пишете писмо, което съдържа отрицателно съобщение.
Напишете ясно и сбито. Можете да направите това, като държите абзаците кратки, като посочите важна информация в началото на документа и параграфите и като използвате списъци, когато е възможно. Това помага на вашите читатели, които обикновено са натиснати с време, да намерят важната информация, дори ако те само преглеждат документа.
Проверете документа си, за да се уверите, че няма правописни, граматични и пунктуационни грешки. Всякакви грешки в писането ви могат да ви накарат да изглеждате непрофесионални или небрежни.
Съвети
-
Обикновено е добре да използвате думите "аз" и "вие" в бизнес документ. Но внимавайте, когато използвате думата „ние“, защото това превръща думите ви в размисъл върху цялата компания.
Винаги използвайте двоеточие, а не запетая, след поздрава в бизнес писмо.
