Обикновено предложение за ведомство се използва за получаване на ресурси за нова или разширена програма, нова услуга или различен начин за извършване на текущ бизнес, което ще изисква одобрение за изразходване на бюджетното разпределение на отдела. Тя трябва да бъде достатъчно кратка, за да уважава времето на вземащия решенията, но достатъчно изчерпателно, за да получи одобрение. Предложението може да бъде отговор на искане за предложение (RFP) или може да е нежелано.
Подготовка на предложението
Направете вашите изследвания. Прочетете подробно РПП или ръководството за предложенията на ведомството. Знайте какво искат (формат, дължина, брой раздели). Следвайте точно инструкциите; не импровизирайте.
Знаете кой представяте предложението на: главен изпълнителен директор, управителен съвет или ръководител на отдел. Ще трябва да внесете предложението до тяхната гледна точка. Главният изпълнителен директор ще се нуждае от по-стратегически поглед, докато управителят ще изисква повече процедурни детайли. Управителният съвет ще се състои и от двете, така че и двете цели трябва да бъдат добре документирани.
Прочетете стратегическия план на отдела или еквивалент. Ще трябва да покажете как предложението ви изпълнява стратегическа цел или ключов резултат. Прочетете всички други подходящи ведомствени документи, особено тези, които се отнасят до областта, в която работите.
Разработване на предложения
Започнете с история на проблема, който ще решите, или услуга, която ще направите. Опишете нуждата или представете анализ на нуждите. Покажете разбирането си за структурата на отделите и къде ще се впише това предложение.
Посочете ползите от вашето предложение - ако е възможно, количествено. Подчертайте силните страни и възможностите количествено и покажете решения на слабостите и заплахите. Опишете възможностите и възможните алтернативи по отношение на относителните разходи и ползи. Извършване на анализ на риска; включване на правни съображения и определяне на решения за идентифицирани рискове. Посочете предпочитания от вас вариант и покажете защо.
Идентифицирайте човешките и материалните ресурси, които ще бъдат необходими за препоръчаната опция, както по отношение на броя, така и на разходите. Уверете се, че всичките ви претенции са точни и имате ресурсите, за да предоставите резултатите, които обещавате.
Ясно посочете времевата рамка на работата. Включете основна структура на разбивка на работата или диаграма на Гант, които са и двете инструменти за управление на проекта. Ако не сте запознати с тях, намерете колега, който е. Не забравяйте да включите имената на всички колеги, които предоставят значителна помощ, или устно, или в предложението.
Преди да изпратите предложението, оставете го настрана за 24 часа. Прочетете го изчерпателно и открийте всички слабости; затегнете граматиката. Попитайте някой, на когото имате доверие, да го коригира, и ако е необходимо, го преработете.
Създайте резюме. На една страница или по-малко посочете важните части на предложението. Сложете това като първа страница. Втората страница трябва да бъде точен индекс или съдържание.
Съвети
-
Ако се представяте лично, практикувайте презентацията си пред огледалото или представете на колега като суха серия.
Никога не обещавайте това, което не можете да доставите, или направете претенции, които са неоснователни или неверни.
